Z powodu sytuacji globalnej, organizatorzy dorocznych targów CONVENE w Wilnie, zdecydowali o całkowitym zakończeniu projektu i w tym roku impreza nie odbyła się. Organizowane od ośmiu lat targi, w których aktywnie uczestniczyła polska branża, znacznie wzmocniły pozycję regionu Morza Bałtyckiego jako światowej klasy destynację wydarzeń biznesowych i zwiększyły jego widoczność w całej Europie.
Odpowiadając na oczekiwania lokalnej branży, przyzwyczajonej do spotkań edukacyjnych organizowanych w ramach CONVENE, Litewskie Stowarzyszenie Spotkań i Eventów LKRA zorganizowało w dn. 11.02.2021r., czyli w czasie kiedy zwykle odbywały się targi CONCENE, konferencję wirtualną pt. „Re-Imagine Meetings. The Future of Meetings Industry.” Dwu i półgodzinne spotkanie   transmitowane na żywo zgromadziło ponad 100 uczestników z Litwy, Łotwy, Estonii i Polski.
Spotkanie podzielone było na dwie części, jedną dotycząca specyfiki spotkań międzynarodowych stowarzyszeń i drugą dotyczącą spotkań korporacyjnych. O konferencjach międzynarodowych stowarzyszeń opowiadał Marco van Itterzon, ICCA Director Research.
ICCA International Congress and Convention Association prowadzi badania dotyczące specyfiki międzynarodowych wydarzeń, organizowanych przez stowarzyszenia. Wyniki badań publikowane są w dorocznych raportach, w których znajdują się wydarzenia spełniające 3 następujące kryteria:  odbywają się regularnie, rotują pomiędzy przynajmniej trzema krajami  i  liczą min. 50 uczestników. ICCA nie prowadzi natomiast badań dot. spotkań rządowych i korporacyjnych, dlatego też Marco van Itterzon podkreślał znacznie prowadzenia własnych, lokalnych badań, dzięki którym będzie można poznać całościowy obraz rynku. W bazie ICCA znajdują się obecnie informacje o ponad 21 000 konferencjach, z których ponad 40% to spotkania małe, liczące od 50 do 150 uczestników. Ponad 40% z nich zostało zorganizowanych w hotelach, ok. 30% na Uczelniach Wyższych i tylko 20% w Centrach Konferencyjnych. Najpopularniejsze tematy tych wydarzeń to konferencje związane z medycyną, nauką i technologią. W raporcie dot. 2020 roku pokazany będzie wpływ jaki pandemia miała na kongresy, czyli ilość wydarzeń które zostały odwołane lub przeniesione na inne terminy oraz zorganizowane w formie wirtualnej wraz z podziałem na regiony.
W części drugiej spotkania udział wzięli Huw Tuckett, Euromic Executive Director, Darius Lomsargis, Managing Partner w  Catalyst Baltic i Galina Bukovska, członek zarządu Łotewskiego Convention Bureau. Huw Tuckett przedstawił bardzo ciekawą prezentację, a w niej specyfikę  podróży „incentives” przed pandemią i obecnie. W przyszłości, po pandemii, firmy będą traktowały „incentives” jako konieczność ze względu na pracę zdalną, ograniczającą znacznie nasz kontakt z innymi i czas przymusowego zamknięcia. Pojawi się potrzeba, aby DMCs proponowały naprawdę wyjątkowe programy podróży, które sprawią, że zarówno w pracownikach jak i kadrze menadżerskiej obudzi się nowa energia, pasja i entuzjazm.  Huw Tuckett z definiował również 5 poniższych trendów, dotyczących podróży motywacyjnych:
1.    Nadal będzie wymagana elastyczność dotycząca warunków rezerwacji
2.    Spodziewajmy się surowszych warunków zamawianych umów i kontraktów
3.    Więcej hoteli i obiektów będzie wykorzystywanych na wyłączność
4.    Jako pierwsze wrócą wydarzenia lokalne i regionalne; zamorskie dopiero później
5.    CSR będzie nadal stanowiło dużą cześć planów podróży; ludzie będą chcieli pomagać innym, dotkniętym pandemią.
Wszyscy uczestnicy spotkania zgodnie stwierdzili, że wrócimy do organizacji spotkań na żywo, ale komponent wirtualny pozostanie już z nami na stałe.
Konferencję zorganizowało stowarzyszenie LKRK przy wsparciu Łotewskiego Convention Bureau.

Autor: Anna Górska, Symposium Cracoviense Board Advisor, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Assocation, Wiceprezes Zarządu SKKP Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce