Przedstawiamy artykuły z serii Akademia SKKP - Newsy ze świata, w których poruszamy ważne aspekty dotyczące naszej branży. W najbliższym czasie tematy związane z tym, co nas trapi obecnie najbardziej, czyli Kongresy i Konferencje contra COVID-19. Będą dobre praktyki, przykłady, inspiracje i nowości ze świata Kongresów i Konferencji. .


 

Czy spotkania online kanibalizują F2F meetings?
 
Czytamy i słyszymy z różnych źródeł, że lekarstwem na kryzys wywołany pandemią koronawirusa jest po pierwsze przeniesienie wydarzenia na inny termin, a po drugie organizacja konferencji online. Firmy z branży nowych technologii prześcigają się w promocji swoich usług. Pojawiają się poradniki jak taki event zorganizować od A do Z. Czy jest to tylko trend wymuszony obecną sytuacją, czy jest to tak naprawdę przyszłość naszych konferencji? Sprawdzamy co o tym mówią zagraniczne źródła.
 
Corbin Ball, tech guru, wskazuje zarówno szanse, jak i zagrożenia, związane z organizacją wydarzeń online. Podkreśla, że jest to na pewno tańsze, a coraz niższe koszty związane z zastosowaniem nowych technologii i korzystaniem z Internetu, pozwalają na prawie nieograniczony zasięg naszych wydarzeń.
 
Jednak możliwości nawiązywania kontaktów, burzy mózgów i budowania relacji są zwykle znacznie większe podczas wydarzeń F2F (face to face) niż online. Spotkania twarzą w twarz zapewniają również bogatsze doświadczenia edukacyjne niż prawie każde wirtualne spotkanie. Słabości związane z wydarzeniami F2F dotyczą natomiast kosztów, takich jak podróż, zakwaterowanie, AV, wyżywienie, personel na miejscu i inne. Dodatkowo podróżowanie ma negatywny wpływ na środowisko. Istnieją również obawy, dotyczące narażenia na choroby i rozprzestrzeniania się obecnie koronawirusa. Na wydarzenia F2F mogą mieć również wpływ pogoda, strajki, zamieszki itp.
 
W najbliższym czasie większość z nas, w większym lub mniejszym stopniu, weźmie udział w spotkaniu online. Z czasem będziemy się czuli z tym coraz bardziej swobodnie zarówno jako organizator, jak i uczestnik.
Czy mająca miejsce dzisiaj zwiększona ilość spotkań wirtualnych, będzie miała długoterminowy wpływ na naszą branżę?  Zapytana o to Jennifer Kingen Kush, była Wiceprezes i Executive Director w PCMA Digital Experience Institute  odpowiada:  „Myślę, że firmy działające w sektorze nowych technologii dostosują się do rosnących potrzeb i wygeneruje to wiele innowacji.” „Kiedy stajesz przed wyzwaniem, musisz odkrywać nowe opcje i patrzeć inaczej na różne rzeczy”
 
Zapytana natomiast czy jej zdaniem spotkania wirtualne kanibalizują F2F, mówi, że w PCMA przeprowadzono badanie w którym przez pięć lat zbierano dane od uczestników konferencji edukacyjnej PCMA. Badanie sprawdzało kto uczestniczył w ich wydarzeniach na żywo po wzięciu udziału w tych cyfrowych. Okazało się, że wydarzenia hybrydowe i retransmisje przyniosły PCMA 3933 nowych potencjalnych klientów i ponad 1 milion dodatkowych dolarów, w tym ponad 110 000 USD od nowych członków, 305 000 USD za odnowienie członkostwa i 562 000 USD za rejestracje na wydarzenia. Wynika z tego, że zamiast kanibalizować wydarzenia na żywo, wydarzenia cyfrowe mogą je ulepszyć i wzbogacić!
 
Konferencje online to również nieograniczone możliwości zdobywania danych o uczestnikach, którzy chętnie się angażują i wyrażają swoje opinie wirtualnie. Dzięki dostępnym obecnie narzędziom możemy zobaczyć, które sesje cieszą się największą popularnością, które się podobają, a które nie.  Możliwość poznania odbiorców i rozwijanie programu edukacyjnego oraz produktów w oparciu o ich preferencje ma ogromne znaczenie.
 
Organizacja wirtualnej konferencji, może także pomóc w rozwoju firmy i rozszerzeniu działalności o nowe regiony geograficzne. Załóżmy, firma chce otworzyć nowy oddział firmy, na innym kontynencie niż funkcjonuje obecnie. Dużo bardziej opłacalne jest zorganizowanie konferencji online i w ten sposób przyciągnięcie nowych odbiorców.
 
Spotkania F2F łączą ludzi, zapewniają interakcje biznesowe oraz bardzo znaczące korzyści ekonomiczne dla miast i interesariuszy wydarzeń. Nie wiemy w jakiej formie będą organizowane spotkania w przyszłości, ale wiemy, że ludzie zawsze się spotykali i zawszę będą chcieli się spotykać twarzą w twarz. Spotkanie wirtualne były, są i będą znakomitą i niepowtarzalną okazją, aby spotkania F2F urozmaicić i wzbogacić, ale nigdy zastąpić.
 
 
Autor: Anna Górska

DStowarzyszenia i ich największe wyzwania?

Stowarzyszenia i ich największe wyzwania 

Cztery stowarzyszenia opowiadają o tym jaki wpływ ma na nich COVID-19 i przed jakimi wyzwaniami stają dzisiaj. “Fighting with the uncertainty” jest głównym z nich.

SolarPower Europe planowali organizację dorocznego kongresu Solar Power Summit, którego średnia ilość delegatów liczy ponad 300 osób, na 25 marca 2020. Mając nadal nadzieję, że do września sytuacja kryzysowa zostanie rozwiązana, przesunięto wydarzenie na 29 września, pozostając przy tym samym obiekcie i mieście (AREA 42 Bruksela).
„Potraktowaliśmy sytuację bardzo poważnie od samego początku. Przygotowaliśmy plan awaryjny na kilka tygodni. Kiedy decyzja o przesunięciu daty wydarzenia została podjęta, nie napotkaliśmy wielu przeszkód, bo wszystko było już przygotowane” mówi Charlotte Otten, Head of Events w SolarPower Europe. „Nasi delegaci odczuli ulgę, że mają alternatywną opcję”. 
Wraz z nową datą mogą jednak stanąć przed wyzwaniem konkurowania z innymi wydarzeniami o podobnej tematyce, organizowanymi w tym samym czasie.  
Otten dodała, że jeśli sytuacja będzie się utrzymywać przez dłuższy czas, firmy mogą zostać zmuszone do ograniczenia wydarzeń, w których biorą udział z przyczyn budżetowych. Jej zdaniem może to prowadzić do zmniejszenia frekwencji ze strony korporacji.

Fakty są takie, że nikt nie wie jak długo obecna sytuacja będzie trwała i kiedy będziemy mogli wrócić do pewnego rodzaju „normalności”. Florence Biddelle, Secretary General w European Issuers, opisuje tę sytuację w czterech słowach: “Fighting with the uncertainty.” (Walka z niepewnością). 
Z zarządczego punktu widzenia, zdalna praca z zespołem to również nowa lekcja dla nich, dodaje Biddelle. „Jak pracować „jak zwykle”, kiedy taka sytuacja potrwa dłużej? Będziemy musieli zainwestować w platformy do pracy zdalnej, których wcześniej nie potrzebowaliśmy”
Większość zaplanowanych tegorocznych wydarzeń European Issuers, zostało przełożonych na drugą połowę tego roku, zaczynając już od miesięcy letnich. W tej chwili nie widzą potrzeby zmian destynacji tych wydarzeń, ale może się to zmienić i zależy m.in. od sytuacji związanej z koronawirusem w danej lokalizacji, a także z ewentualnymi ograniczeniami w podróży (niektóre firmy lub organizacje nie pozwalają swoim pracownikom na wyjazdy służbowe w lecie).  Natomiast te wydarzenia, których nie udało się przełożyć, będą zorganizowane online. 
„Organizacja konferencji online jest dla nas nadal wyzwaniem i bardziej wyczerpującym zadaniem niż organizacja konferencji F2F. Trudniej jest nam komunikować się nie widząc twarzy, walcząc z zajętymi połączeniami (liniami), mamy problemy z koncentracją”, konkluduje Biddelle. 

Roma Guziak, Communications Manager w CECE Committee for European Construction Equipment podkreśla, że spotkania F2F (face to face) mają największe znaczenie dla zagwarantowania sprawnej pracy i przepływu wiedzy i informacji w ich organizacji. 
Wszystkie wydarzenia zaplanowane przez nich do końca mają zostać przełożone. Szukają obecnie nowych terminów i być może nowych lokalizacji. Badają również możliwości organizacji konferencji live-stream, które mogą okazać się konieczne jeżeli rozprzestrzeniania się koronawirusa nie zostanie zatrzymane. 
Jedną z ich głównych obaw jest fakt, że zmarnowana zostanie energia na organizowanie czegoś co ostatecznie nie nastąpi, tak jak miało miejsce w przypadku wiosennych wydarzeń. Nie chcą wkładać wysiłku w organizację wydarzenia, które zostanie później odwołane. Ponadto biorąc pod uwagę negatywny finansowy wpływ COVID-19 na ich sektor przemysłowy, już dzisiaj widzą wyzwania i ograniczenia, stojące przed członkami, dotyczące kosztów podróżowania i udziału w eventach w nadchodzących miesiącach. 
„Cały czas monitorujemy rozwój wypadków i planujemy wrócić do F2F jak tylko będzie to bezpieczne dla naszych delegatów. Nawet przy tak dynamicznych rozwoju technologii cyfrowych i możliwości organizacji konferencji wirtualnych, nadal wierzymy w znaczenie spotkań twarzą w twarz”.

Magdalina Atanassova, Menedżer ds. Komunikacji Marketingowej w Kenes Group zgadza się, że największym problemem jest niepewność. Planujemy przyszłość, a nie mamy pojęcia czy będzie taka jak ją sobie wyobrażamy. Z drugiej strony jesteśmy przyzwyczajeni do radzenia sobie z wyzwaniami, w naszej ponad 55-letniej historii przeszliśmy przez wiele sytuacji, w których musieliśmy polegać na naszej szybkiej analizie i kreatywnych rozwiązaniach, dostosowanych do wszystkich możliwych scenariuszy.
Jej zdaniem, zachowanie istniejących relacji będzie kluczem do przetrwania i zarządzania dużą liczbą wydarzeń, które prawdopodobnie będą musiały nastąpić w tym samym czasie następnej jesieni. Wzajemne zrozumienie stanie się niezbędne i dewiza „Together we stand” będzie miała wyjątkowe znaczenie.
Szczególnie stowarzyszenia medyczne będą musiały ciężko pracować. Może nie jesteśmy tymi, którzy wynajdą lekarstwo na koronawirusa, ale niektórzy z naszych klientów na pewno tak. Dla nas więc najważniejsze jest wspierać ich teraz bardziej niż kiedykolwiek w zarządzaniu ich stowarzyszeniami i w organizacji ich kongresów, aby mieli czas i energię pomóc nam z COVIDEM-19. 


Autor: Anna Górska



Webinaria nie uratują przemysłu spotkań?



Od tygodnia głównym hasłem dla organizatorów kongresów i konferencji jest GO ON-LINE.
Ale czy wszyscy wiemy co dokładnie dla przemysłu spotkań znaczy GO ON-LINE.
W internecie od dawna krążą podcasty, webinaria. To formaty znane i lubiane. Teraz mamy więcej czasu, żeby z nich skorzystać. Ale czy o tym myślimy, mówiąc o przeniesieniu spotkań on-line ?
Maarten Vanneste - President w Meeting Design Institute mówi wprost – “WEBINARS SUCK! I nie muszę Wam, organizatorom spotkań tłumaczyć dlaczego.”
Jesteśmy istotami społecznymi i podczas wszelkiego rodzaju spotkań -  kongresów, konferencji -  uczymy się od siebie nawzajem, poznajemy, lubimy, ufamy. Po prostu lubimy odkrywać miejsca, ludzi i rzeczy. ŻADNEGO z powyższych  nigdy nie doświadczymy podczas webinarium  - mówi Vanneste.  Nasz przemysł dusi się, wszystkie spotkania są zawieszone. Nie możemy się przemieszczać, nasi uczestnicy są zamknięci. Taka sytuacja potrwa jeszcze miesiąc, dwa, trzy… nikt nie wie. 
Nie możemy po prostu anulować i wierzyć, że przeżyjemy. Co możemy zrobić poza anulowaniem lub przełożeniem? Jako pierwsze przychodzą  nam na myśl webinaria – jako najprostrza metoda nauki on-line.  „Dajcie spokój ludzie. Wszyscy to wiemy, ale nie tędy droga. Powiem więc to głośno i przed całym światem: WEBINARS SUCK!”  -  stanowczo twierdzi Vanneste
Możemy zrobić znacznie więcej ! Możemy przygotować profesjonalne spotkania online. Lub konferencje online. Lub szkolenie online. Seminaria i kongresy online. I nie mamy tu na myśli serii webinariów! Vanneste mówi o stworzeniu profesjonalnego środowisko online, w którym uczymy się od mówców i od siebie  nawzajem. Możemy zaplanować  sesje plenarne, przerwy w pracy, przerwy na kawę i rozmowy w małych grupach. Takie środowisko on-line można zaprojektować na wiele sposobów - społecznościowy, interaktywny, a nawet magiczny. Trochę jak prawdziwe spotkania, ale online. Jeśli są dobrze zaprojektowane, dostosowane do czasu, przygotowane i dobrze wykonane mogą być chwilowym ratunkiem dla nieistniejącego obecnie przemysłu spotkań.
Maarten Vanneste  jest Prezesem w Meeting Design Institute. Organizacja z sukcesem wdraża już rozwiązania on-linowe, a ich uczestnicy nie kryją zadowolenia.
„To było najlepsze spotkanie online, w jakim kiedykolwiek uczestniczyłem. Byłem wcześniej na wielu seminariach internetowych, ale to cyfrowe spotkanie organizowane przez Meeting Design Institute było bardzo interaktywne i wciągające. Grupy Breakout były doskonale zorganizowane, a w tych mniejszych grupach mogliśmy przeprowadzić burzę mózgów niektórych kluczowych kwestii. Wydarzenie to było bardzo wartościowe i jest idealnym rozwiązaniem w czasach kryzysu i izolacji ” – mówi jedne z uczestników spotkania. 

Jako zawodowi organizatorzy spotkań musimy podnieść poprzeczkę i robić lepiej, DUŻO lepiej. Musimy stworzyć środowisko on-line, które sprawi, że uczestnicy zapomną o istnieniu czegoś takiego jak webinarium - podkreśla Vanneste .
Kiedy powoli sytuacja zacznie wracać do normy, w niektórych krajach początkowo możemy udać się na spotkanie Multi-Hub, zanim w pełni wrócimy do prawdziwych spotkań  „w terenie”.
Ale teraz pozwólmy naszym zespołom i członkom cieszyć się wspaniałymi wrażeniami, nawet pomimo braku możliwości przemieszczania się. Międzynarodowe spotkania trwające zaledwie kilka godzin są łatwe, niedrogie i możliwe do przeniesienia do środowiska on-line.
Możliwe są konferencje online z setkami uczestników i dziesiątkami pokoi typu break-out.
Możliwe są konwersacje i wkład w małych grupach (C&I), jak w „prawdziwej interakcji”
Przetrwamy te trudne czasy dla przemysłu spotkań i wyjdziemy z nich bogatsi o nowe rozwiązania i doświadczenia !

Autor: Katarzyna Sadowska-Cioch



NIE ODWOŁUJ, PRZEŁÓŻ !!!


Nie odwołuj, przełóż. Taki apel przekazują międzynarodowe stowarzyszenia branży spotkań, zachęcając do komunikowania się z klientem w celu znalezienia sposobów realizacji zaplanowanych wydarzeń, a nie tylko do akceptowania rezygnacji z nich.

Jako branża powinniśmy robić wszystko, co w naszej mocy, aby przekonać klientów i pomóc im nie anulować zaplanowanych wydarzeń. Niezależnie od tego, czy jesteśmy hotelarzem, dostawcą, planistą wydarzeń, klientem końcowym czy DMC – kluczowa jest komunikacja z klientami. Sprzedawajmy korzyści płynące z podróży w późniejszym etapie, skupmy się na pozytywach, zaoferujmy więcej czasu na planowanie i więcej czasu na  ulepszanie programów zaplanowanych już konferencji i kongresów.

Ważny jest stały kontakt z uczestnikami oraz dbanie o ich zaangażowanie.  W przypadku przełożonego eventu, sprawmy, żeby wszyscy, którzy byli zarejestrowani na nasze wydarzenie, zostali włączeni w planowanie przełożonej edycji. Niech prelegenci udostępnią podsumowanie swoich planowanych wystąpień. Uczestnicy mogą wówczas rozpocząć dyskusje nad nimi online. Prelegenci mogą również prowadzić debaty online. Uczestnicy przesyłają swoje pytania do prelegentów, a odpowiedzi na nie znajdą się w ich prezentacjach. Dzisiaj, kiedy jesteśmy świadkami przekształcania się spotkań twarzą w twarz w webcasty, seminaria internetowe, spotkania online, istnieje wiele narzędzi pozwalających na utrzymanie zaangażowania uczestników, a tym samym możliwość realizacji zaplanowanych przez nas eventów.

Huw Tuckett, Dyrektor Zarządzający Stowarzyszenia Euromic, podkreślając, że teraz powinniśmy skupić się na tym w jaki sposób dopasować programy naszych wydarzeń do nowych realiów, wymienia:

1. Szkoda jest wyrządzona. Jeśli twój region / sektor nie został jeszcze dotknięty, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w nadchodzących tygodniach i miesiącach prawdopodobnie będzie w takiej czy innej formie. Jest wysoce nieprawdopodobne, aby jakikolwiek kraj, miasto lub przemysł nie ucierpiał na skutek działania wirusa.

2. Klienci korporacyjni i planiści wydarzeń nie mają innego wyboru, jak zachować ostrożność i dlatego wszelkie decyzje dotyczące podróży lub wydarzeń na dużą skalę będą podejmowane z najwyższą rozwagą.

3. Sytuacja jest tymczasowa. Wirus nie będzie trwał wiecznie. Szczepionka zostanie ostatecznie znaleziona i / lub rozprzestrzenianie się zostanie ostatecznie powstrzymane. Nie wiadomo na tym etapie, ile to zajmie lub kiedy to będzie: może to potrwać kilka tygodni lub miesięcy.

Huw Tuckett dodaje: „Wierzę, że są pewne działania, które możemy podjąć wspólnie i które, mam nadzieję, przywrócą zdrowie psychiczne i zmniejszą poziom paniki, której jesteśmy obecnie świadkami”. Nie panikujmy, analizujmy rzetelne informacje, nie odwołujmy naszych wydarzeń, przekładajmy je na inne terminy!

Autor: Anna Górska



Success case - OSC 2020


Akademia SKKP – Kongresy i Konferencje contra COVID-19. Newsy ze świata

Przedstawiamy drugi artykuł z serii Akademia SKKP - Newsy ze świata, w których poruszamy ważne aspekty dotyczące naszej branży. W najbliższym czasie tematy związane z tym, co nas trapi obecnie najbardziej, czyli Kongresy i Konferencje contra COVID-19. Będą dobre praktyki, przykłady, inspiracje i nowości ze świata Kongresów i Konferencji. 

Success case - OSC 2020. Ohio Safety Congress & Expo  to największa darmowa impreza dotycząca bezpieczeństwa w pracy w Stanach Zjednoczonych. Oferuje edukację w zakresie bezpieczeństwa i higieny prac; szkolenia, warsztaty dla pracowników i specjalistów ds. bezpieczeństwa.
W tym roku termin kongresu przypadł na wyjątkowo trudny okres. Kongres OSC 2020 ODBYŁ SIĘ w terminie  11-13 marca 2020r. 
Na wydarzenie zarejestrowało się ponad 8 600 osób. Oprócz sesji plenarnej zaplanowano 200 sesji edukacyjnych, swój udział potwierdziło 300 wystawców. 
Mając na uwadze zdrowie i bezpieczeństwo uczestników spotkania, organizatorzy już (sic!) na tydzień przed wydarzeniem podjęli decyzję o przeniesieniu kongresu w świat wirtualny. Kongres nie został odwołany, nie został przełożony, odbył się w formule on-line.
Dzięki takiemu rozwiązaniu kongres odbył się zgodnie z planem, zapewniając tym samym  możliwość zdobycia punktów edukacyjnych w kształceniu ustawicznym dla specjalistów w służbie zdrowia, zasobach ludzkich, bezpieczeństwie. Ponad  8 600 osób, które zarejestrowały się na kongres, zostało automatycznie zapisanych na wydarzenie on-line.
Organizatorzy w trybie „last minute” uruchomili całą machinę rozwiązań on-line’owych i po raz pierwszy przeniesiona została cała konferencja „right on schedule”. Sesja otwierająca odbyła się zgodnie z planem, w środę (11.03.2020) o godz: 9:00. Z ta różnicą, że była on-line.
Wprowadzenie takiego rozwiązania było możliwe, dzięki współpracy z firmą Digitell, Inc., która opracowała rozwiązania hybrydowe dla kongresu OSC 2020 i część konferencji miała mieć planową transmisje on-line.
Firma Digitell pomogła organizatorom nagrać speakerów, którzy mówili w pustych salach Centrum Kongresowego Greater Columbus.  W sesji plenarnej wykorzystano nagrania na żywo z wirtualnym moderatorem, który stał obok sceny i zadawał pytania. We wszystkich pozostałych sesjach użyto narzędzia ZOOM, a nawet audio i power point.
 „Wykorzystaliśmy sprawdzony model” mówi James Parker Digitell’s president and founder, „Ten model jest modelem hybrydowym opartym na transmisji strumieniowej na żywo. Dla tych, których wydarzenia zostały anulowane, używamy dokładnie tego samego modelu, którego używamy podczas transmisji na żywo, ale nie mówimy im, aby transmitowali na żywo…” dodaje Parker. 
„To nie jest  rozwiązanie idealne” - powiedział - „ Ale jest idealne tam, gdzie jesteśmy dzisiaj… mamy zespoły ludzi z  komputerami i możemy pomóc im nagrywać wiele sesji w ciągu jednego dnia”. Zdaniem wielu ekspertów wyzwaniem nie są możliwości softwer-owe - te mamy – a logistyka. 
Tymczasem zadowolenie wszystkich interesariuszy - zwłaszcza wystawców - jest szczególnie trudne w środowisku wyłącznie online. Ponad 300 sprzedawców zarejestrowało się na OSC 2020, aby zaprezentować swoje najnowsze produkty z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Organizator zwróci wystawcom opłaty za miejsce na stoisku. Ale już powstają cyfrowe rozwiązania dla partnerów, aby wydarzenie online mogło nadal służyć jako sposób na generowanie potencjalnych klientów.
We are adaptive. Potrafimy się dostosować. To hasło na dzisiaj.
Pomimo tych imponujących  osiągnięć dostępnych przy tworzeniu wydarzeń online, planiści i wiele firm stara się sprostać wyzwaniu, czekając na dzień, w którym powrócą spotkania face to face.

Autor: Katarzyna Sadowska-Cioch 



Good Practices Guides


Akademia SKKP – Kongresy i Konferencje contra COVID-19. Newsy ze świata

W obliczu kryzysu związanego z negatywnym wpływem koronawirusa na przemysł spotkań, międzynarodowe stowarzyszenia już teraz wprowadzają rozwiązania, mające na celu pomoc w radzeniu sobie z podobnymi zdarzeniami w przyszłości. Są to przewodniki dobrych praktyk oraz projekty badawcze, które będą zawierały cenne lekcje na przyszłość. 

UFI (The Global Assocation of the Exhibition Industry) w porozumieniu z AIPC (The International Association of Convention Centers) wydała właśnie przewodnik dobrych praktyk dla centrów kongresowych i wystawienniczych, dotyczący sposobów radzenie sobie z sytuacjami kryzysowymi, podobnymi do pandemii koronawirua. Przewodnik „Good Practices Guide to COVID-19” został stworzony w celu podkreślenia znaczenia wspólnych działań w obliczu kryzysu oraz zapewnienia większej spójności udzielanych porad oraz informacji. 
Przewodnik jest rozszerzoną i zaktualizowaną wersją dokumentu wydanego w zeszłym roku, dotyczącego najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa obiektów i zawiera spostrzeżenia i doświadczenia z całego świata. Zebrano w nim zasady i plany dotyczące ochrony zdrowia i bezpieczeństwa w centrach kongresowych ze wsparciem i wkładem merytorycznym członków AIPC i UFI, pod kierunkiem światowego eksperta w kwestiach zdrowia i bezpieczeństwa.
27-stronicowy dokument zawiera strategiczne i praktyczne wskazówki w formie porad, sugestii i przykładów, a także wiele aktywnych linków do innych materiałów dot. standardowych kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy oraz planów zarządzania kryzysowego. 

Kolejną ważną inicjatywą podjętą przez stowarzyszenia jest międzynarodowy projekt badawczy, dotyczący wytrzymałości i elastyczności naszej branży, realizowany przez UFI oraz  Explori.  Zapraszają oni organizatorów wydarzeń, którzy niedawno odwołali, przełożyli lub wirtualnie uczestniczyli w wydarzeniu, do wzięcia udziału w międzynarodowym badaniu „resilience staudy”. Badanie ma na celu zrozumienie wpływu tych zmian na uczestników oraz określenie najlepszych praktyk z tym związanych. 

 „Jesteśmy dzisiaj w bardzo trudnym momencie, ale nadejdzie czas kiedy będziemy musieli ocenić podjęte działania, ich wpływ na nasz biznes oraz to, czego możemy się od nich nauczyć i wykorzystać w przyszłości ”, mówi Kai Hattendorf, Dyrektor Generalny UFI.
„Będziemy do tego potrzebować odpowiednich danych. Dane te będą nam również potrzebne do przekonywania decydentów do naszych racji i wsparcia
legislacyjnego całej branży. Nadszedł najwyższy czas, aby zacząć gromadzić takie dane.” Stąd podjęcie decyzji o rozpoczęciu międzynarodowego projektu badawczego.
Explori zachęca wszystkich organizatorów, którzy w ostatnim czasie przełożyli, odwołali lub wirtualnie uczestniczyli w wydarzeniu, do poufnego udziału w badaniu. Organizatorzy liczą na to, że zidentyfikuje on i odpowie na wiele kwestii, w tym m.in. o:

● wpływie ekonomicznym utraconych możliwości biznesowych
● nieodwracalnych kosztach dla odwiedzających i wystawców
● wpływie anulowania lub odroczenia wydarzenia na wartość marki
● jak skuteczne są wirtualne wydarzenia w osiąganiu celów klienta?

W badaniu może wziąć udział każdy. Udział w nim jest bezpłatny. Wszyscy uczestnicy otrzymują jego wyniki w formie raportu, który będzie również dostępny dla członków UFI i Explori. Firmy, które są zainteresowane udziałem w projekcie proszone są o kontakt research@ufi.org  lub bespoke@explori.com.

Autor: Anna Górska



CORONAVIRUS EVENT-PLANNING GUIDE


WHO (Światowa Organizacja Zdrowia) opublikowała CORONAVIRUS EVENT-PLANNING GUIDE
Od zawsze zdrowie uczestników było priorytetem podczas organizacji wszelkiego rodzaju  wydarzeń. W obliczu zagrożenia rozprzestrzenianiem się koronawirusa, Światowa Organizacja Zdrowia (WHO)  już 14 lutego opublikowała wytyczne dla meeting plannerów. Wytyczne w pierwszej kolejności dotyczyły tych wydarzeń, które w obliczu zbliżającego się zagrożenia podjęły decyzje o organizacji spotkania. Aktualnie wszystkie wydarzenia zostały anulowane, bądź przeniesione, natomiast sytuacja jest tymczasowa. A kiedy wrócimy do normalności, warto zapoznać się z rekomendacjami WHO.  
Być może stosowanie się do tych zaleceń uwiarygodni nasze wydarzenie i wzmocni poczucie bezpieczeństwa wśród naszych uczestników. Hasło „ Nasze wydarzenie organizujemy zgodnie z zaleceniami WHO” będzie przekonujące, pod warunkiem faktycznego stosowania się do rekomendacji.
“Key Planning Recommendations for Mass Gatherings in the Context of the Current COVID-19 Outbreak” „Kluczowe zalecenia dotyczące planowania masowych spotkań w kontekście obecnego wybuchu COVID-19” to dziewięciostronicowy dokument, który oferuje zarówno ogólne, jak i specyficzne dla koronawirusa  rekomendacje  dla organizatorów  dużych wydarzenia.
Bardziej ogólne zalecenia obejmują na przykład nawiązanie kontaktu z lokalnymi i krajowymi organami ds. zdrowia publicznego oraz zapewnienie uczestnikom informacji na temat właściwej higieny rąk i wskazówek dotyczących kaszlu oraz sposobu uzyskania dostępu do lokalnej opieki zdrowotnej, jeśli jest ona potrzebna.

W kontekście koronawirusa raport zawiera kilka zaleceń. Wśród nich: planiści powinni brać pod uwagę gęstość tłumu i układ miejsc; liczbę uczestników pochodzących z krajów lub obszarów dotkniętych epidemią COVID-19 w ciągu 14 dni od ich wydarzenia; i wiek uczestników, ponieważ osoby starsze są bardziej narażone.
Ponadto dokument określa, co należy zrobić, jeśli uczestnicy spotkania wykażą objawy zgodne z wirusem podczas zdarzenia. „Organizatorzy muszą rozważyć, gdzie leczy się każdy uczestnik, u którego wystąpią objawy COVID-19, i sposób, w jaki zostaną przetransportowani do zakładu leczniczego”, radzi WHO. Raport sugeruje również, że organizatorzy mogą być zmuszeni do zapewnienia izolacji w miejscu wydarzenia dla uczestników, u których wystąpią objawy i muszą poczekać na ocenę stanu zdrowia.

Planiści powinni również wziąć pod uwagę długoterminowe skutki, w przypadku kiedy uczestnik zachoruje. „Uczestnicy wydarzeń czasami oczekują, że wrócą do kraju ojczystego aby kontynuować leczenie, a nie w kraju goszczącym, co nie jest możliwe dla osób, u których zdiagnozowano chorobę COVID-19”, mówi WHO.

Sytuacja jest bardzo dynamiczna, wielce prawdopodobne jest, że po ustąpieniu pandemii WHO zmodyfikuje zapisy swoich rekomendacji dla planistów i powstanie nowy dokument  związany z bezpieczeństwem uczestników spotkań po COVID-19. Będziemy na bieżąco śledzić publikacje WHO. 

Autor: Katarzyna Sadowska - Cioch



DMO – czy kryzys może stać się szansą?



Żyjemy w trudnych czasach.  Zmieniają się role firm i organizacji, w których pracujemy i z którymi współpracujemy. Spójrzmy dzisiaj na Destination Management Organizations, CVBs, lokalne i narodowe organizacje turystyczne. W obliczu globalnego kryzysu, co mogą konstruktywnego zrobić organizacje, zajmujące się promocją destynacji, aby złagodzić negatywny wpływ COVID-19? Kilka wskazówek od międzynarodowych ekspertów,

Specjaliści z Gaining Edge, znanej na świecie firmy konsultingowej twierdzą, że  
przede wszystkim już dzisiaj powinniśmy zacząć patrzeć w przyszłość. Podają szereg działań, które można podjąć w celu opracowania planów na przyszłość, obracając obecną sytuację w szansę do wykorzystania. Przedstawiam poniżej wybrane z nich.

Przemyśl swoją strategię w kontekście „new normal” 
Bezprecedensowe wydarzenia wymagają bezprecedensowych reakcji. Punktem wyjścia jest to, że wszystko się zmieniło. Nie wracaj do tego, co robiłeś wcześniej, ale dokonaj podsumowania i zbadaj, czy ma to sens w tej nowej rzeczywistości. Teraz będą liczyły się świeże, nieszablonowe pomysły oraz połączenie kreatywności i technologii. Teraz jest moment na to, aby wyzwolić swoją wyobraźnię.

Wspieraj lokalny biznes 
Skoncentruj się na lokalnych firmach. Jeśli któraś jest zamykana, zachęcaj do zostawiania pozytywnych recenzji o niej w Internecie. Kiedy wszystko zacznie się ponownie otwierać, podkreślaj znaczenie robienia zakupów na miejscu, u lokalnych dostawców.

Uzyskaj większą wiarygodność na rynku
Teraz jest czas na przekazywanie rzetelnych i sprawdzonych informacji, zarówno współpracownikom jak i interesariuszom. Bądź centrum transparentnych informacji i nie ukrywaj złych wiadomości. Buduj zaufanie i dziel się faktami, a wiarygodność i zaufanie, które teraz wypracujesz zaowocuje w przyszłości kiedy kryzys się skończy. Pozostaniesz wówczas nadal rzetelnym partnerem.  

Podnieś umiejętności swojego zespołu
Zainwestuj w rozwój pracowników i zachęcaj ich do zdobywania przez nich dodatkowych kompetencji, bez wychodzenia z domu. E-learning i mnogość oferowanych obecnie seminariów internetowych dają nieograniczone możliwości poszerzania i zdobywania nowej wiedzy. 

Działaj zgodnie ze strategią marki miejsca 
Poszukaj odpowiedzi na temat tego jak twój kraj, region i miasto powinny zachowywać się w takich chwilach. Na razie wstrzymaj wszystkie inicjatywy promocyjne. Będą źle zrozumiane i prawdopodobnie bardziej przeszkadzałyby niż pomagały. Zaplanuj działania o horyzoncie długofalowym.

Postaw na budowanie bliskich relacji z klientami
W obliczu kryzysu, ludzie potrzebują pozytywnych bodźców, wsparcia, poczucia jedności i solidarności. Will Seccombe, prezes Connect Travel, wzywa do podkreślania tego co najlepsze w naszej społeczności  „Szukaj kreatywnych sposobów na aktywne promowanie dobra i ludzi, którzy tworzą twoją społeczność, i zachęcaj tę społeczność do robienia tego samego i dzielenia się wspaniałymi rzeczami” – wyjaśnia. Jako doskonały przykład „brand presence” i bazowania na pozytywnych emocji, podaje video pingwinów z Chicago wędrujących swobodnie w oceanarium, które zostało zamknięte z powodu epidemii koronawirusa. 

Autor: Anna Górska