Konferencja Silesia Meetings Challenge odbyła się w Międzynarodowym Centrum Kongresowym w Katowicach i poprzedziła Galę Ambasadorów Kongresów. Konferencję otworzyła Prezes SKKP Paula Fanderowska i wspólnie z Agnieszką Jędrzejczyk - Wojciechowską Wiceprezes POT oraz Waldemarem Bojarunem Wiceprezydentem Miasta Katowice przywitała uczestników konferencji. MCK jest ulokowane w wyjątkowym dla Katowic miejscu, wybudowane zostało na terenie dawnej kopalni, znajduje się tutaj teraz miejska Strefa Kultury, obok centrum kongresowego stoją tu siedziba NOSPR-u i Muzeum Śląskie. Miasto Katowice i centrum kongresowe są obecnie miejscem znaczących spotkań, chociażby największego wydarzenia w Polsce w 2018 roku - konferencji klimatycznej COP24.
Prezentację wprowadzającą do rynku spotkań na Śląsku przedstawiła Teresa Buczak, Dyrektor Departamentu Strategii i Marketingu POT. Wg raportu „Przemysł spotkań w Polsce 2019” Katowice wyróżniają się spośród innych miast, największym obiektem kongresowym mieszczącym ponad 26 tys uczestników jednocześnie i dobrą pozycją w rankingach. Forbes wyróżnił Katowice za działania proekologiczne, w tym za rewitalizację strefy poprzemysłowej na przestrzeń kultury. Miasto ma rozwinięte lotnisko z siecią połączeń do 55 destynacji oraz stale rozwijającą się infrastrukturę hotelową. W Katowicach zorganizowano w 2018 roku 1326 spotkań dla ponad miliona uczestników i wobec roku poprzedniego miasto wyróżnia się znaczącym progresem. W strukturze spotkań dominuje branża ekonomiczno-polityczna.
Pierwszy panel poświęcony rynkowi spotkań na Śląsku moderowała Magdalena Kondas, redaktor naczelna Meetingplanner.pl. Panel rozpoczął się dwoma prezentacjami case study. Europejski Kongres Ekonomiczny zaprezentował Marcin Stolarz Prezes PTWP Event Center. To marka z 11-letnią tradycją, kongres zainaugurowano w 2009 roku edycją dla 3000 uczestników z wydarzeniami organizowanymi w kilku obiektach jednocześnie, ze względu na brak odpowiedniej infrastruktury. Obecnie kongres skupia 12500 uczestników i ponad 1000 prelegentów i odbywa się pod jednym dachem Międzynarodowego Centrum Kongresowego i Spodka. Wielofunkcyjność obiektu pozwala na stworzenie odpowiednich warunków dla wszystkich uczestników i partnerów wydarzenia. Konferencja klimatyczna COP24, zaprezentowana przez Tomasza Kobierskiego, Wiceprezesa Grupy MTP odbyła się w Katowicach w grudniu 2018 roku i skupiła blisko 30 000 uczestników, w tym światowych przywódców i wiele osób o statusie head. W przygotowanie MCK i Spodka do wydarzenia, jak i budowę hal tymczasowych zaangażowanych było 2000 osób, podczas wydarzenia pracowało 500 wolontariuszy, zorganizowano 160 wystaw i ekspozycji tematycznych. Wybudowano 33500 m2 hal, a cała przestrzeń eksterytorialna ONZ liczyła 100 000 m2. COP 24 to kilkadziesiąt sal konferencyjnych, centrum medialne, 2 sale konferencji prasowych, pawilony narodowe, biura 50 delegacji narodowych. Ogromne wydarzenie logistyczne, nagrodzone wyjątkowymi referencjami przez ONZ. Wszystkie prezentacje dotyczyły Katowic, a przecież konferencja poświęcona była całemu regionowi, stąd kluczowe dla dyskusji panelowej stało się pytanie czy marka Silesia Meetings istnieje, czy poza Katowicami inne miasta są widoczne jako miejsca spotkań biznesowych ? Marcin Stańczyk z Katowice Convnetion Bureau stwierdził jednoznacznie, że Śląsk ma potencjał, ale na dzień dzisiejszy to Katowice w ogromnej mierze generują ten rynek spotkań.
Ekonomista Krzysztof Cieślikowski z AWF Katowice, prowadzącego od wielu lat badania rynku spotkań na Śląsku, powiedział, że ani branża , ani popyt nie wykreował jeszcze marki śląskiej, miasta aglomeracji katowickiej próbują tworzyć markę turystyki biznesowej, samo województwo śląskie skupia 19 miast , które w sposób oczywisty generują turystykę biznesową, więc potencjał jest, ale na razie mocno rozproszony. Śląsk powinien wykorzystać potencjał istniejącego tu przemysłu, a także inteligentne specjalizacje regionu i na tej podstawie budować strategię rozwoju przemysłu spotkań. Ale tu należy postawić pytanie kto będzie liderem, kto stworzy platformę współpracy (podobną chociażby do Krakow Network), żeby wyjść ze spójnym wizerunkowo produktem i systemowym rozwiązaniem na arenę międzynarodową. Miasto Katowice naturalnie jest liderem i podejmuje szereg działań w imieniu całego regionu i Katowice Convention Bureau stara się już od wielu lat odczarowywać negatywny wizerunek Śląska, ale szerszą współpracę podejmuje dopiero na etapie realizacji mega wydarzeń. Marcin Stańczyk z Katowice CB i Marcin Herra z Arena Gliwice postawili tezę, że region powinien postawić raczej na budowanie własnych wydarzeń, które na stałe zagoszczą w regionie, a nie na pozyskiwanie imprez rotujących. Uważają, że Śląsk stać na kreowanie i rozwijanie własnych wydarzeń, które w przyszłości będą międzynarodowymi markami w przemyśle spotkań.
Uczestnicy drugiego panelu rozmawiali o znaczeniu Lokalnych Klubów Ambasadora w efektywnym pozyskiwaniu wydarzeń dla miasta i regionu. Wzięli w nim udział: Anna Górska, Business Development Director EXPO XXI Warszawa, Wiceprezes Zarządu SKKP; prof. dr hab. inż. Józef Modelski, Politechnika Warszawska, Ambasador Kongresów Polskich; prof. dr hab. n med. Tomasz Urbanek, Prezes Polskiego Towarzystwa Flebologicznego, Śląski Uniwersytet Medyczny; Aneta Książek, Kierownik PCB, POT; Anna Staszewska, Dyrektor Sprzedaży, Polskie Linie Lotnicze LOT; Marta Wiśniewska, Kierownik sekcji MICE, Polskie Linie Lotnicze LOT. Dyskusję moderowała Paula Fanderowska, Prezes SKKP, która na wstępie zapytała, czy Śląsk wykorzystuje potencjał Ambasadorów Kongresów Polskich, 10 % ambasadorów w programie SKKP i POT reprezentują środowisko naukowe ze Śląska.
Budowa wizerunku Polski jako dobrej destynacji na wydarzenia, współpraca z lokalnymi CBs i certyfikowanie rekomendowanych polskich organizatorów wydarzeń to główne zadania Poland Convention Bureau, i na ten temat wypowiedziała się Aneta Książek. POT jest zazwyczaj pierwszym kontaktem dla międzynarodowych organizacji, oferuje listy poparcia z odpowiednich resortów i kojarzenie partnerów z miastami, które będą aplikować o wydarzenia. Prof. Urbanek, reprezentujący śląskie środowisko naukowe, stwierdził, że promocja programu AKP jest niewłaściwie kierowana do nominowanych już Ambasadorów, a nie do tych potencjalnych Ambasadorów, osób, które dopiero planują lub mogą zaplanować pozyskiwanie kongresu. W dużej mierze pracownicy naukowi na dzień dzisiejszy nie posiadają informacji o programie i to trzeba zmienić w pierwszej kolejności. Prof. Modelski dla odmiany podzielił się z uczestnikami dobrymi praktyki w tym zakresie, ponieważ on otrzymał wsparcie przy aplikowaniu i organizacji European Conference on Antennas and Propagation w ICE Kraków przy współpracy z Mazurkas Travel, kongres odbył się w kwietniu 2019. O Kongres URSI International Union of Radio Science występował wspólnie z Warsaw Convention Bureau i EXPO XXI, mimo przegranej bardzo docenia współpracę z branżą.
Anna Górska przedstawiła swój model działania, który polega na tym, że to ona wyszukuje wydarzenia, które mogą się odbyć w Polsce i wyszukuje lokalnego Ambasadora, który podjąłby się pełnienia funkcji gospodarza takiego wydarzenia i aplikowania o nie. Program AKP koordynowany przez SKKP i POT ma wskazać ambasadorom ścieżkę kontaktów najpierw do Convention Bureau, które połączy wszystkich interesariuszy i którzy wspólnie będą uczestniczyć w procesie aplikowania o kongres.
Dyrektor Sprzedaży PLL LOT Anna Staszewska przypomniała o programie wsparcia dla sektora MICE ze strony narodowego przewoźnika. Program ten istnieje już od wielu lat, ale teraz będzie rozwijany, bo ten segment podróżujących jest ważny dla PLL LOT. Marta Wiśniewska odpowiedzialna za sektor MICE w PLL LOT zaoferowała, że jeśli LOT stanie się oficjalnym przewoźnikiem wydarzenia, jego uczestnicy otrzymają zniżki na przeloty.
Konkluzją panelu może być teza, że współpraca jest konieczna, potrzebni są ambasadorowie, którzy mają kontakty i potencjał do zaproszenia wydarzenia do Polski, a branża musi ich informować o programach wsparcia, a płaszczyzną takiej wymiany informacji mogą i powinny być Lokalne Kluby Ambasadora. Katowice i Śląsk ma infrastrukturę, aktywną branżę spotkań, szerokie środowisko naukowe i czekamy na inaugurację tutaj Lokalnego Klubu Ambasadora.
