Według badań prowadzonych przez ICCA International Congress and Convention Association aż 94% międzynarodowych spotkań zostało w 2020r. dotkniętych pandemią (pełen raport będzie dostępny w maju 2021r.). Część z nich została odwołana, ale ponad 64% zostało zorganizowanych w formacie wirtualnym lub hybrydowym.
Pandemia ukazała nam słabość wielu istniejących systemów, ale spowodowała też wiele zmian szczególnie w zakresie cyfryzacji i hybrydyzacji, gdzie okazała się akceleratorem, inspirującym szeroką gamę nowych rozwiązań. Rozwiązań, które w „nowej rzeczywistości” będą miały wpływ na wszystkie dziedziny naszego życia, w tym na rynek spotkań biznesowych.
W ramach inicjatywy Future Meeting Space, której inicjatorem jest German Convention Bureau na początku kwietnia br. powstał raport pt. „The future role and purpose of business events” , w którym na podstawie analizy trendów i zmian w branży, określono nową rolę wydarzeń biznesowych, nowe funkcjonalności obiektów oraz nowe kompetencje pracowników, niezbędne do efektywnego wykonywaniu zawodu w naszym sektorze a także nazwano nowe zawody już dzisiaj pojawiające się na rynku pracy.
Event w przyszłości nie będzie żył jedynie podczas kilku dni konferencyjnych, tworzona będzie wokół niego społeczność, wymagająca zaangażowania i dopasowanych do tematu eventu specyficznych doświadczeń („experiences”) na wiele dni przed wydarzeniem, w jego czasie oraz po nim. Będzie to możliwe dzięki zastosowaniu hybrydowych formatów i zaawansowanych rozwiązań technologicznych, które pozwolą na zwiększenie zasięgów geograficznych na poziomie lokalnym i globalnym. Uczestnicy tych wydarzeń chcą holistycznego doświadczania eventu, co oznacza, że różne elementy wydarzenia (program, miejsce, usługi) powinny do siebie pasować tematycznie.
W przyszłości nie będziemy po prostu wynajmowali obiektu. Aspekt czasu i w jakiego rodzaju obiekcie będą miały miejsce eventy zmieni się fundamentalnie. Rozróżniać będziemy dwa główne typy obiektów. Z jednej strony będą to obiekty które same w sobie są wyjątkową atrakcją i zbudowały swoje eventy oraz własną markę wokół określonego tematu. Można powiedzieć, że te miejsca żyją własnym życiem, same się prezentują i sprzedają. Z drugiej strony będą to obiekty, które dostosują się do wydarzenia i zrobią wszystko, aby zapewnić jak najlepsze otoczenie i przygotowanie do niego. Te obiekty muszą być elastyczne i otwarte na nowe formaty oraz być w stanie zapewnić różnorodne funkcje w krótkim czasie w celu dostosowania się do wymogów klienta.
Razem ze zmianą roli wydarzeń biznesowych, zmieniają się wymogi dotyczące kompetencji pracowników. Podkreśla się znaczenie dogłębnego zrozumienia technologii i posiadanie ogólnej wiedzy o zmianach zachodzących na rynku i trendów oraz bycia częścią międzynarodowego networkingu (globalnej społeczności). Z drugiej strony równie ważna jest dogłębna wiedza w pewnych obszarach, gdyż specjalizacja w niektórych tematach bywa kluczowa.
Nowe pojawiające się zawody to „community managers”, czyli osoby odpowiedzialne za budowanie społeczności wokół eventów i „trend scouts” – łowcy trendów, którzy specjalizują się w konkretnych tematach. Za to jak pośredniczyć i komunikować się między wirtualnymi i fizycznymi uczestnikami oraz budować nadrzędną sieć między tymi dwoma światami odpowiadać będą „interface managers”, natomiast „experience designers” będą dbać o to, aby zaaranżować spotkanie w taki sposób, żeby uzyskać wyjątkowe doświadczenie dla uczestników. Niezbędne będzie przez nich wykorzystywanie elementów „story tellingu”, a wszystko po to, aby osiągnąć jak najwyższy stopień lojalności klientów. Wymienia się również istotne znaczenie „data architects”, od których wymagana jest wiedza w zakresie modelowania danych a także umiejętności informatycznych.
Autor: Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA, Wiceprezes Zarządu SKKP ds. Współpracy Międzynarodowej
