„Legacy” czy „positive impact” w przemyśle spotkań odnoszą się do misji organizacji odpowiedzialnej za wydarzenie i wizji destynacji, w której je organizujemy. „Impactu” nie należy postrzegać wyłącznie w kontekście wpływu ekonomicznego wydarzenia, ale szerzej, jako efekty organizacji wydarzenia, zmieniające świat oraz destynację, w której ma miejsce wydarzenie, zmieniające podejście decydentów, a także inspirujące lokalne społeczności w niemal każdej dziedzinie ludzkiej działalności. Takie efekty można osiągnąć poprzez transfer wiedzy do krajów rozwijających się czy grup pokrzywdzonych, podnoszenie świadomości społecznej i ekologicznej, działania edukacyjne i dobroczynność. Jest to możliwe poprzez budowanie właściwej kultury organizacyjnej we własnych firmach czy zespołach projektowych, stawiając na współpracę i wzmacnianie pozycji młodych, przyszłych przywódców intelektualnych.
Positive impact – nie tylko ekonomiczny
Każda organizacja, każde wydarzenie stawia sobie określone cele, natomiast podstawowym celem wydarzeń stowarzyszeniowych jest w głównej mierze dzielenie się wiedzą i doświadczeniami oraz rozwój reprezentowanej branży. Organizacja wydarzenia dziś może mieć wpływ na rozwój destynacji w przyszłości. Korzystając z globalnej sieci międzynarodowego stowarzyszenia destynacja może pozyskać partnerów do współpracy w zakresie badań, pozyskiwania funduszy, czy sojuszników w reformowaniu polityki publicznej. Stowarzyszenie na rozwijającym się rynku może pozyskać nowych członków. Korzyści są i muszą być obopólne, nadające wartość dodaną wszystkim interesariuszom wydarzenia.
Destynacje budują swój wizerunek wokół wybranych specjalizacji, które będą napędzać ich rozwój i poprawiać komfort życia ich mieszkańców np. biogospodarka, zrównoważona energetyka, czy innowacyjne technologie. Miasta i regiony, kierujące się filozofią smart, w naturalny sposób będą pozyskiwać te kongresy i konferencje, których zakres tematyczny będzie koherentny z obszarami rozwojowymi, określonymi w ich strategicznych dokumentach definiujących perspektywy rozwoju. Wydarzenia konferencyjne i kongresowe będą dla nich okazją do usieciowienia środowiska biznesowego, nauki i organizacji pozarządowych, a dla samych ośrodków akademickich powinny być sposobnością do ich umiędzynarodowienia poprzez zaangażowanie w międzynarodowych sieciach współpracy.
Inclusivity – czy oferta kongresowa powinna uwzględniać i uwzględnia aspekt włączenia uczestników o specjalnych potrzebach?
Niepełnosprawność zmysłowa czy ruchowa może skutecznie utrudniać dostęp do oferty kongresowej. Jaka jest zatem świadomość organizatorów spotkań i ich dostawców w kontekście potrzeb niepełnosprawnych delegatów i usuwania barier, które uniemożliwiają im udział w wydarzeniu? Dostępność nie oznacza tylko ułatwień architektonicznych dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pojęcie „inclusivity” należy rozpatrywać w szerszym kontekście, pamiętając o osobach ze specjalnymi dietami (wynikającymi z potrzeb zdrowotnych, a także światopoglądowych czy religijnych), wreszcie o osobach z niepełnosprawnością zmysłów: wzroku lub słuchu. Problem dostępności zaczyna się od pierwszej informacji o wydarzeniu. Większość organizatorów promuje swoje wydarzenie w sieci, ale niektórzy delegaci mogą być niewidomi lub z wadą wzroku, która uniemożliwia im wyraźne oglądanie witryn. Inni mogą być głusi lub z zaburzeniami słuchu, które ograniczają im korzystanie z treści multimedialnych. Czy tworząc witrynę naszego wydarzenia bierzemy pod uwagę także tych użytkowników sieci? Wystarczy kilka funkcji, aby witryna była dostępna dla wszystkich, a według World Wide Web Consortium 70% stron internetowych nie spełnia kryteriów dostępności. Zaledwie kilka prostych zasad może poszerzyć grupę docelową o kolejnych uczestników:
- Dodajmy do zdjęć tzw. tekst alternatywny – wówczas osoba niewidoma korzystająca z oprogramowania Screen Reader usłyszy treść audiodeskrypcji z opisem tego, co przedstawia zdjęcie.
- Używajmy kontrastowych kolorów do tekstu i tła.
- W większości przeglądarek przycisk TAB posłuży osobom, nie mogącym używać myszki i posługującym się wyłącznie klawiaturą, do nawigacji po stronie internetowej. Upewnijmy się, że pozycje podmenu niewidoczne w menu są dostępne przy użyciu takiej nawigacji.
- Do naszych treści dodajmy różne poziomy nagłówków i podtytułów, tworząc przejrzystą strukturę, Screen Reader pozwoli osobie niewidzącej przejść z jednego do następnego nagłówka tego samego poziomu.
- Tworząc formularze, upewnijmy się, że wszelkie błędy w przesyłaniu formularzy są wyświetlane jako tekst, który będzie odczytany przez Screen Reader.
- Jeśli korzystamy z dźwięku na naszej stronie internetowej, rozważmy dodanie pełnego tekstu transkrypcji mowy lub dialogu ze ścieżki dźwiękowej, aby był dostępny dla osób niesłyszących.
Sustainability – czym jest zrównoważony rozwój w przemyśle spotkań?
Nowością na rynku spotkań stowarzyszeniowych jest dbałość o zrównoważony rozwój destynacji, gdzie wydarzenie się odbywa. Jak każdy inny sektor gospodarki również przemysł spotkań powinien rozwijać się w sposób zrównoważony i odpowiedzialny. Odpowiedzialność w tym obszarze spoczywa zarówno na organizatorach wydarzeń, jak i na destynacjach i obiektach, będących ich gospodarzami. Coraz częściej w tym kontekście konieczna jest spójność myślenia i stawianych celów oraz wzajemne zrozumienie. Obiekty, które nie postrzegają swych działań oraz oferty w kontekście zrównoważonego rozwoju rozumianego jako troski o środowisko naturalne (aspekt ekologiczny), lokalne otoczenie (aspekt społeczny) czy otwartości i tolerancji (omawiany wcześniej aspekt włączenia czy też niewykluczania) mogą być pomijane przez organizatorów spotkań jako niespójne z ich polityką i filozofią działania. Koncepcja „Zero Waste” została już nie tylko dostrzeżona przez przemysł spotkań, ale jest również umiejętnie implantowana podczas realizacji wydarzeń. MICE sprytnie wykorzystuje założenia tej idei do tworzenia green meetings czyli zielonych, ekologicznych spotkań. Światowe trendy takie jak foodsharing czy banki żywności, która jest przekazywana po zakończeniu wydarzenia potrzebującym, eko catering czyli ekologiczna żywność w ekologicznych opakowaniach (wycofywanie plastiku), a także koncepty slow life/ work-life balance znajdują swe zastosowanie w realizacji wydarzeń. A jeśli dołączymy do tego działania rozumiane jako społeczna odpowiedzialność (akcje charytatywne towarzyszące wydarzeniom, projekty społeczne włączające udział lokalnej społeczności) to okaże się, że szeroko rozumiane spotkania można organizować w odpowiedzialny i zrównoważony sposób, zaczynając je postrzegać w kontekście skutków, jakie wywołują.
Turkusowe organizacje przyszłości - skąd wziął się turkus?
To ewolucja zieleni, pójście krok dalej – tu ludzie z własnych wyborów angażują się w różne zadania i przydzielają sobie role dostosowane do indywidualnych umiejętności. Są w organizacji, ponieważ dobrze się w niej czują. W firmach, które opierają się na takim stylu zarządzania, często nie ma stanowisk, ale zawsze są funkcje. Taka kultura organizacyjna to efektywny model prowadzenia firmy czy projektu, a każda destynacja, która odpowiedzialnie i kompleksowo buduje swoją markę w sektorze przemysłu spotkań, powinna być świadoma zasobów, jakimi dysponuje, a te zasoby to przede wszystkim ludzie. Kraków Network to projekt, który łączy i sieciuje branżę MICE, przez co tworzy pewnego rodzaju zamknięty system, w którym działają osoby o tych samych celach. Chociaż nie ma formuły stowarzyszeniowej i nie posiada swojego statutu, działa skutecznie w formule think tanku, który bazuje na branżowych rozmowach i dzieleniu się doświadczeniem. Jego niepodważalną wartością jest ustrukturyzowanie w sześciu silnie działających grupach, tworzących swego rodzaju ekosystem, do którego od razu po przyjeździe do Krakowa trafia stowarzyszenie poszukujące kolejnego miejsca na organizację kongresu czy konferencji. Ta inicjatywa udowadnia, że współpraca ma wiele zalet: wspólną i bardziej efektywną promocję miasta-gospodarza, posiadającego przygotowaną, doświadczoną gamę dostawców; skuteczniejsze działania dla pozyskania kolejnych wydarzeń w oparciu o partycypacyjny udział interesariuszy w samym procesie; a dla członków tej inicjatywy korzyści w postaci darmowych szkoleń, rozwijających ich kompetencje i umożliwiających wymianę doświadczeń.
O innych przykładach innowacyjnego myślenia i dbałości o zrównoważony rozwój destynacji będziemy mówić na konferencji SKKP organizowanej 23 kwietnia w Warszawie podczas Meetings Week Poland 2020. Oddamy też scenę uczestnikom, którzy będą chcieli podzielić się zrównoważonymi case studies z obszarów: obiekt, wydarzenie, catering, wolontariat, dostępność dla niepełnosprawnych, technologie dla eventów, scenografia eventowa. Zapraszamy do nadsyłania zgłoszeń do 15 lutego 2020 na adres mailowy biuro@skkp.org.pl
Anna Jędrocha, Paula Fanderowska / SKKP
