Organizacja kongresu - bez względu na branżę - to ogromne wyzwanie logistyczne dla wszystkich biorących udział w tym procesie. Istnieją jednak takie spotkania, w których słowo “wyzwanie” nabiera szczególnego znaczenia. Mowa o konferencjach i kongresach medycznych, w których poza podążaniem za najnowszymi trendami i zapewnieniem najwyższego poziomu merytorycznego musimy pamiętać również o szczególnych przepisach, które regulują przemysł tych spotkań.
Europejskie stowarzyszenie MedTech opracowało zestaw wytycznych dotyczących przejrzystości w organizacji kongresów medycznych, które obowiązują od 1 stycznia 2018r. Nie jest to prawo powszechnie obowiązujące - to kodeks stanowiący wzór do naśladowania. Czy zatem można traktować go pobieżnie? Nic bardziej mylnego! Jeśli chcemy zorganizować międzynarodowe wydarzenie związane z medycyną - musimy ściśle trzymać się wyznaczonych zasad. W przeciwnym razie - nie zgromadzimy na nim uczestników, ani środków pochodzących ze sponsoringu.
Poniżej prezentujemy główne założenia Kodeksu MedTech i zachęcamy do stosowania się do wytycznych. Mamy nadzieję, że “przepisy dotyczące przejrzystości” staną się tym samym bardziej “przejrzyste”.
1. ODBIORCY - czyli kto powinien koniecznie zapoznać się z Kodeksem?
Głównymi odbiorcami Kodeksu są HCO (Organizacje Ochrony Zdrowia, w tym: szpitale, stowarzyszenia, fundacje), PCO (Profesjonalni Organizatorzy Kongresów), HCP’s (Przedstawiciele Zawodów Medycznych, w tym uczestnicy i wykładowcy) oraz firmy tworzące technologie medyczne.
Pośrednio jednak Kodeks dotyczy również: dostawców wszelkich usług związanych z kongresami, obiekty, hotele, lokalnych Convention Bureaux i innych.
2. GŁÓWNE CELE - czyli do czego zmierzamy?
- Stosowanie najwyższych standardów etycznych we współpracy pomiędzy Organizacjami Ochrony Zdrowia i Przedstawicielami Zawodów Medycznych, a firmami
- Promocja kongresów oparta o merytorykę i pozbawiona przejawów nadmiernej gościnności
- Brak możliwości bezpośredniego sponsoringu lekarzy przez firmy
- Stworzenie bazy zaufanych partnerów MedTech, którzy mogą zająć się organizacją grantów naukowych na udział lekarzy w wydarzeniach edukacyjnych
- Ograniczenie luksusowych wyjazdów promujących produkty i technologie firm medycznych
3. CONFERENCE VETTING SYSTEM (CVS) - czyli sprawdzian zgodności
W ramach Kodeksu stworzony został system elektroniczny do oceny zgodności wydarzeń
z wytycznymi MedTech. Organizatorzy mogą zgłosić każde międzynarodowe wydarzenie do systemu i sprawdzić, czy w założony sposób mogą zorganizować przedsięwzięcie.
Bardzo ważna jest możliwość sprawdzenia założeń w tzw. trybie “Pre-clearence” - nawet na kilka lat przed planowanym kongresem. To pomocne zwłaszcza w przypadku dużych, międzynarodowych spotkań, które organizowane są w trybie rotującym, a ich planowanie rozpoczyna się z dużym wyprzedzeniem.
4. WYTYCZNE CVS - czyli o czym pamiętać?
Podstawowe kwestie, które są podstawą do oceny zgodności z Kodeksem MedTech to:
a) Program naukowy:
- szczegółowy program powinien przedstawiać przejrzysty harmonogram bez przerw podczas sesji naukowych (minimum 6 godzin/dzień kongresu lub minimum 3 godziny/pół dnia). Tematy sesji, wykładów oraz zaproszeni wykładowcy muszą być ściśle związani ze specjalizacją medyczną, której dotyczy kongres.
- drobne elementy dodatkowo mogą być częścią programu (w tym: szkolenie umiejętności miękkich, np. umiejętności prezentacji), ale muszą one stanowić zdecydowaną mniejszość programu
b) Lokalizacja i data wydarzenia:
- Lokalizacja nie powinna być główną atrakcją kongresu. Wydarzenie powinno być ulokowane w pobliżu ośrodka naukowego lub biznesowego, który sprzyja przekazywaniu wiedzy (zalecane są stolice i duże miasta, jednak nie istnieje lista zakazanych miejsc)
- Data - powinno się unikać organizacji wydarzeń w miejscach znanych jako atrakcje zimowe (np. Ośrodki narciarskie) w okresie między 20 grudnia, a 31 marca oraz w kurortach letnich w terminie 15 czerwca do 15 września
- Łatwość dostępu - lokalizacja powinna zostać tak dobrana, aby ułatwić uczestnikom dotarcie na miejsce kongresu (np. bliskość lotniska, dworca itp.)
c) Venue (miejsce wydarzenia):
- Miejscem kongresu powinno być centrum biznesowe lub kongresowe z zapleczem umożliwiającym zdobywanie i wymianę wiedzy. Nie powinno być to miejsce powszechnie kojarzone jako luksusowe lub rozrywkowe.
d) Przejawy gościnności i świadczenia zawarte w opłacie rejestracyjnej
- Gościnność jest jak najbardziej dozwolona, jeśli nie jest tożsama z zapewnieniem dodatkowej rozrywki (tzn. dozwolone jest zapewnienie np. posiłków, organizacja przyjęcia otwarcia, uroczystej kolacji, ale związanej z programem wydarzenia i ograniczonej np. do zapewnienia muzyki tła)
- Wydarzenia dodatkowe, takie jak muzyka na żywo jako główna atrakcja (koncert), czy wycieczki krajoznawcze są zakazane
- Gościnność nie może obejmować osób towarzyszących w żadnym zakresie
- Noclegi dla gości, czy uczestników nie mogą być zapewniane w hotelach uznawanych powszechnie za luksusowe (w tym hotele 5-cio gwiazdkowe) oraz nie mogą obejmować zakwaterowania, które wykracza poza termin kongresu
e) Promocja kongresu:
- Materiały reklamowe powinny podkreślać naukowy charakter spotkania i nie mogą wprost reklamować atrakcyjności lokalizacji kongresu
- Promocja kongresu nie może skupiać się na wydarzeniach pozanaukowych
5. IDEA KODEKSU, czyli nie taki diabeł straszny…
Przepisy Kodeksu MedTech mogą wydawać się bardzo restrykcyjne i skomplikowane. Na szczęście tylko na pierwszy rzut oka. Dokument jest długi, ale jeśli przeanalizujemy zasady, którymi naturalnie kierujemy się przy organizacji spotkań medycznych, z pewnością zdajemy sobie sprawę z tego, że w przeważającej większości te zasady od dawna są przez nas stosowane. Narzędzie certyfikacyjne jest bardzo intuicyjne, a kontakt ze Stowarzyszeniem MedTech w razie wątpliwości - bardzo prosty. Na oficjalnej stronie internetowej znajdziemy odpowiedzi na wiele pytań i wątpliwości.
6. LOKALNE KODEKSY, czyli MedTech inspiruje…
MedTech to pierwszy kodeks, który stworzony na skalę europejską wpływa na organizację spotkań na całym świecie. Większość organizacji zrzeszających firmy (sponsorów wydarzeń medycznych) na innych kontynentach w sposób pośredni lub bezpośredni korzysta w Kodeksu.
Istnieją również lokalne odpowiedniki, które stworzone są w celu zapewnienia przejrzystości w organizacji lokalnych wydarzeń medycznych. Jednym z nich jest INFARMA, która zrzesza Innowacyjne Firmy Farmaceutyczne w Polsce.
Ale to już odrębne tematy, którym poświęcimy kolejne artykuły w naszym nowym dziale Edukacja! Zachęcamy do lektury!
Autor: Karolina Bednarz
