Prawdopodobnie wszyscy znają przysłowie: Sukces ma wielu ojców, a porażka jest sierotą. Jeśli w czasie organizacji i realizacji kongresu wszystko przebiega bez problemów, uczestnicy i wystawcy chwalą organizatorów, wszyscy czują się autorami tego sukcesu, ale jeśli tylko jest jakiś problem, a co gorzej wypadek, to wszyscy szukają odpowiedzialnego.
Organizacja kongresu to praca zespołowa, ale PCO (profesjonalny organizator kongresów) koordynuje całą organizacją kongresu i odpowiada wobec wszystkich interesariuszy. PCO odpowiada za swoje działania, jak i działania swoich dostawców. PCO odpowiada też wobec klienta , wszystkich uczestników, jak i sponsorów i wystawców, a także mediów.
PCO musi być przygotowany na zarządzanie różnymi sytuacjami kryzysowymi. Ale przede wszystkim odpowiedzialny jest za bilans przychodów i kosztów. PCO powinien przygotować kilka wariantów budżetu na różną liczbę uczestników. Powinniśmy mieć możliwość obniżenia kosztów, jeśli liczba uczestników jest niższa, niż się spodziewaliśmy. PCO musi oszacować realne przychody i gdy bilans jest ujemny uzgodnić z klientem decyzję o odwołaniu wydarzenia. Kongresów cyklicznych międzynarodowych raczej nie odwołuje się z powodów finansowych. Ale wydarzenia krajowe, jednodniowe czasami lepiej odwołać niż ponosić straty.
PCO powinien dbać o reputację swoją, jak i klienta i sponsorów. Powinien wybierać destynacje i obiekty, które mają dobre opinie, aby zapewnić klientowi poczucie bezpieczeństwa. Znam obiekt, w którym w wyniku pożaru podczas imprezy więcej niż 20 lat temu zginęło 7 osób, 300 było rannych. Do tej pory ten obiekt nie odbudował swojej reputacji, mimo, że jest obecnie obiektem bezpiecznym.
Ale najczęściej małe rzeczy mają wpływ na reputację organizatorów kongresów, tak jak np. zabezpieczenie na wypadek niedojazdu prelegenta, brak prądu czy niekompatybilność prezentacji z oprogramowaniem. Na takie sytuacje musimy mieć przygotowane scenariusze, jak rozwiązać problem.
Najgorszy w skutkach jest jednak brak odpowiedniego zabezpieczenia podczas wydarzenia. Przeszkolony zespół ochrony może zapobiec wdarciu się na teren obiektu niebezpiecznych osób. Ten zespół przeprowadzi też ewakuację w razie pożaru. Powinniśmy być przygotowani i znać procedury jak postępować w przypadku nieodpowiedzialnego żartu, zatrucia pokarmowego, wypadku lub śmierci uczestnika w obiekcie.
Każde ryzyko, każdy przypadek powinniśmy opisać, najlepiej w tabeli. Różne wydarzenia będą mieć różne zagrożenia, dlatego do każdego wydarzenia musimy zrobić oddzielnie ocenę ryzyka. Najpierw musimy zidentyfikować wszystkie możliwe ryzyka. Potem musimy wskazać, kto może być narażony. I odpowiedzieć, czy dane ryzyko przy wskazanej grupie może być kontrolowane. W ostatniej kolumnie opisujemy jakie działania musimy podjąć, żeby opanować ryzyko.
Jako PCO opisujemy wszystkie możliwe ryzyka w książce postępowania kryzysowego. Bazując na zapisach tej księgi przygotowujemy dla każdego kongresu oddzielnie księgę postępowania kryzysowego. Najpierw opracowujemy listę możliwych ryzyk, biorąc pod uwagę lokalizację i obiekt. Przygotowujemy listę wszystkich potrzebnych kontaktów. Opisujemy szczegółowe scenariusze dla każdej akcji i reakcji. Do tych scenariuszy ustalamy procedury postępowania w razie zaistnienia ryzyka. No i na koniec wybieramy zespół zarządzania kryzysowego Ten zespół musi mieć siedzibę w obiekcie kongresowym, i rezerwową w najbliższym hotelu. W razie ewakuacji, zespół zarządzania kryzysowego musi mieć zapewniony lokal w pobliżu. Radzę też używać walkie talkie. W razie paniki komunikacja mobilna może być utrudniona.
Przed każdą imprezą sprawdzamy wg checklisty dokumenty i urządzenia, które potwierdzą nam profesjonalne przygotowanie się do imprezy naszych dostawców. I tak sprawdzamy w obiekcie kongresowym plany ewakuacyjne oraz wejścia i wyjścia. Sprawdzamy oznakowanie obiektu. Sprawdzamy dokumentację przeglądów technicznych, certyfikaty dopuszczenia urządzeń do użytkowania. Sprawdzamy hydranty i urządzenia przeciwpożarowe. Potem przeprowadzamy szkolenie obsługi, szczególnie zapoznajemy ich z planami ewakuacyjnymi i omawiamy listę ryzyk. Zatrudniamy zespoły ochrony i medyczny. Te zespoły muszą przejść bardziej szczegółowe szkolenie.
I tak przygotowani możemy zainaugurować obrady.
Autor: Anna Jędrocha
