Akademia SKKP - archiwum

 
Większość firm spodziewa się powrotu wystaw i targów  „lokalnych” i „krajowych” w drugiej połowie 2020 r.
We wszystkich regionach większość firm uważa, że ​​wystawy i targi o zasięgu międzynarodowym nie powrócą do 2021 roku.
Globalnie przychody w pierwszej połowie 2020 r. spadły średnio o dwie trzecie w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku. Patrząc na rok 2020 jako całość, obecnie przewiduje się, że globalne przychody będą stanowić tylko 39% tych z 2019 roku.
44% firm, które wzięły udział w badaniu, zaprzestało wszystkich swoich działań inwestycyjnych.
Jednocześnie 50% firm zwiększa swoje inwestycje związane z cyfryzacją.
Zdecydowana większość branży jest przekonana, że COVID-19 potwierdził wartość bezpośrednich spotkań F2F i że sektor szybko wróci
56% uważa, że będzie mniej międzynarodowych „fizycznych” targów i ogólnie mniej uczestników
82% firm uważa, że istnieje „nacisk na hybrydowe eventy i więcej elementów cyfrowych na imprezach”.

Raport ukazuje się od 2008 roku. 25 edycja, opublikowana 16 lipca i licząca 234 strony, zawiera również informacje o najnowszych trendach, związanych z branżą targową. Umieszczono w niej także szczegółowe dane dotyczące 25 rynków i regionów.

Pełen raport można pobrać bezpłatnie ze strony www.ufi.org/research

Autor: Anna Górska

 
Program pożyczek zaliczkowych zapewnia nieoprocentowaną i bezpłatną pożyczkę na sfinansowanie początkowych wydatków. Jej wysokość zależy od wielkości konferencji, prognozy budżetu oraz przepływów pieniężnych.
Program gwarancji pomaga ograniczyć ryzyko związane z kosztami organizacji konferencji, oferując gwarancję finansową. Fundusz sfinansuje wszelkie straty w budżecie konferencji wynikające z faktu, że frekwencja nie spełniła oczekiwań. Wysokość pożyczki zależy od wielkości konferencji, budżetu i doświadczenia organizatora.
Można skorzystać z jednego programu lub dwóch równocześnie, a aplikacje rozpatrywane są w ciągu pięciu dni roboczych.
System działa. Oferując fundusz gwarancyjny na pokrycie deficytu wydarzeń spowodowanego brakiem uczestników oraz „pożyczkę zaliczkową” na pokrycie wydatków poniesionych podczas organizowania konferencji w Holandii, rząd zapewnia bezpieczną opcję dla planistów wydarzeń co stymuluje rozwój branży w kraju.
Już dzisiaj w Holandii podejmowane są nowe inwestycje związane z organizacją eventów na dużą skalę w przyszłości, po COVID-19. We wrześniu Centrum Kongresowe Ahoy w Rotterdamie (RACC) udostępnia nowe skrzydło o powierzchni prawie 380 000 stóp kwadratowych w postaci dwóch pięter sal konferencyjnych i sali koncertowej. W nowym skrzydle znajduje się 35 sal konferencyjnych dla 50–1000 uczestników oraz największe audytorium w Holandii z 2750 miejscami siedzącymi, które można usunąć na potrzeby imprez stojących. Scena RTM może pomieścić do 3500 gości na przyjęcie stojące, 1500 na bankiet i do 4000 na prezentację. W budowie znajduje się również 250-pokojowy hotel sąsiadujący z centrum konferencyjnym.
Fundusz Prefinansowania i Gwarancji (VGF) zmniejsza ryzyko finansowe podczas organizacji międzynarodowej konferencji w Holandii i jest unikalnym w Europie narzędziem oferującym usługi, których żaden inny kraj nie posiada.

Autor: Anna Górska

  
Krótkoterminowe podróże służbowe między Tajlandią a pięcioma kluczowymi rynkami przedmiotem dyskusji
Hongkong i Tajlandia mają nadzieję na zawarcie w lipcu dwustronnej umowy w celu stworzenia bańki turystycznej między tymi dwoma destynacjami. Inni  podróżujący krótkoterminowo w interesach do Tajlandii mogą wkrótce potencjalnie obejmować również Chiny kontynentalne, Japonię, Koreę Południową i Singapur.
Grant „Ease Up” dla Tajlandii
Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB) zaprezentowało „EASE UP”, nową dotację finansową opartą na współpracy, która zapewnia organizatorom wydarzeń dostęp do wsparcia finansowego w wysokości 500 000 USD oraz równoważną wartość w postaci bezpłatnych produktów i usług od partnerów uczestniczących w projekcie. Grant jest częścią nowej kampanii o nazwie I M PEOPLE FOCUSED.
Singapur wprowadza „podręcznik operacyjny”
Singapore Association for Convention and Exhibition Organisers and Suppliers (SACEOS) połączyło siły z Singapore Tourism Board i Enterprise Singapore, aby opracować Plan Odporności Przemysłu (IRR), który posłuży jako „podręcznik operacyjny”, gdy wydarzenia biznesowe zaczną etapowo powracać.
AKEI oferuje wsparcie dla targów i wystaw w wysokości 200 000 USD
The Association of Korea Exhibition Industry (AKEI) zapewni organizatorom targów pokrycie kosztów działań zapobiegawczych przeciw COVID19 dot. materiałów eksploatacyjnych, takich jak maski, środki dezynfekujące i rękawice plastikowe, wypożyczenia sprzętu, takiego jak kamery termowizyjne, oraz kosztów dezynfekcji. Całkowity budżet wynosi około 200 000 USD i oczekuje się, że ponad 50 imprez targowych otrzyma to wsparcie. Aby się zakwalifikować, impreza  musi mieć co najmniej 2000 m2 i odbywać się od maja ubiegłego roku lub być zaplanowana w Korei Południowej. Organizator może uzyskać wsparcie dla 2 wystaw i do 5 milionów KRW (4200 USD) na jedną edycję.
Tajlandzkie Centrum Informacji
Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB) uruchomiło serwis informacyjny, poświęcony wydarzeniom biznesowym podczas pandemii Covid-19 i stworzyło ramy zatytułowane Exhibition New Norm Standard Operation Procedures. Strona zawiera informacje rządowe i dane na temat statusu zakażenia Covid-19 w Tajlandii i na całym świecie, a także zasoby online dla organizatorów i odwiedzających.
Australia uruchamia pakiet pomocy w wysokości 1,5 miliona AUD (1.03 miliona USD)
Business Events Australia uruchomiła pakiet pomocowy o wartości 1,5 miliona AUD (1,03 miliona USD), który ma pomóc sektorowi krajowych wydarzeń biznesowych w odzyskaniu równowagi po kryzysie Covid-19. Australijski rząd federalny przeznaczył również 75 milionów AUD (51,8 miliona USD) na dotacje, aby zapewnić kapitał na pomoc firmom eventowym. Organizatorzy wydarzeń będą mogli ubiegać się o granty w wysokości od 75 000 AUD (51 900 USD) do 2 milionów AUD (1,4 miliona USD) na imprezy w ramach szerszego pakietu ratunkowego dla sektora artystycznego w wysokości 250 milionów AUD (173 milionów USD).
Melbourne Convention Bureau szuka 60 mln AUD
Grupa zadaniowa ds. Turystyki w Victorii zaproponowała rządowi plan odbudowy branży turystycznej o wartości 1,3 mld USD (910 mln USD). Proponowany pakiet obejmowałby 15 milionów AUD (10 milionów USD) na dodatkowe roczne  fundusze dla Convention Bureau w ciągu kolejnych czterech lat, a także finansowanie innowacji produktowych, incentives dla usług lotniczych i promocji turystyki.

Autor: Anna Górska

  
Pandemia COVID-19 spowodowała, że branża eventowa praktycznie z dnia na dzień przestała istnieć. Po stopniowym ponownym uruchomieniu będziemy żyć w stanie „nowej normalności”. Kilka megatrendów kształtuje branżę wydarzeń biznesowych od kilku lat, w tym cyfryzacja, zrównoważony rozwój i zwiększone zapotrzebowanie na bezpieczeństwo. Kryzys, związany z COVID-19 działa teraz jak potężny akcelerator - wszystko, co przewidywaliśmy na nadchodzące lata, nadeszło w ciągu dwóch tygodni i podobnie jak wielu innych graczy, Convention Bureaux stoją przed pytaniem, jak kształtować swoją przyszłą rolę.
Klienci będą oczekiwać usług indywidualnie dopasowanych do ich potrzeb. Między innymi narzędzia do analizy danych i interfejsy konwersacyjne, takie jak na przykład chatboty, mogą pomóc CVB w pełnym skupieniu się na tych potrzebach. W odniesieniu do ich lokalnych partnerów, jednym z podstawowych zadań przyszłych CVB będzie udostępnianie usług analityki biznesowej dostawcom, aby pomóc im lepiej zrozumieć potrzeby swoich klientów. Zmiana ta wymaga nowych umiejętności wśród członków zespołu CVB, w tym umiejętności w zakresie danych, umiejętności w zakresie IT i bezpieczeństwa IT, a także gotowości do pracy w zespołach interdyscyplinarnych.
Cyfryzacja i automatyzacja to dopiero początek: w coraz bardziej złożonym środowisku sztuczna inteligencja może pomóc nam opracować przełomowe nowe modele biznesowe i stworzyć nowe kryteria pomiaru sukcesu. Kluczem do sukcesu jest konsekwentna koncentracja na kliencie.
Taka przyszłość wymaga intensywnego dialogu między wszystkimi zainteresowanymi stronami oraz ogromnej odwagi i gotowości do zmian. GCB pracuje z pełną mocą nad innowacyjnymi koncepcjami i nie może się doczekać, aby je zrealizować wraz ze swoimi partnerami.
Niemcy są numerem jeden wśród europejskich destynacji kongresowych i zajmują drugie miejsce na świecie za USA. Głównym zadaniem GCB jest zabezpieczenie tej pozycji i praca na jej poprawieniem.
Źródło: European Cities Marketing
Autor: Anna Górska

  
„Dziesięciolecia nieskrępowanego wzrostu liczby podróży stanowiły zagrożenie dla cennych miejsc na świecie - środowiskowo, kulturowo, społecznie i finansowo”, stwierdzono w oświadczeniu wydanym przez czeniu Future of Tourism Coalition. „Przemysł turystyczny i około turystyczny stoi w obliczu niepewnej przyszłości ze względu na globalną pandemię Covid-19, przy czym przewiduje się, że w 2020 r. liczba turystów spadnie o 60% do 80%. W miarę rozwoju turystyki i ponownego jej ożywienia, koncentracja wokół silnego zestawu zasad ma zasadnicze znaczenie dla długoterminowego zrównoważonego i równomiernego wzrostu.”
Koalicja wzywa agencje turystyczne, firmy turystyczne, CVBs, DMOs, rządy, inwestorów i organizacje pozarządowe do przyłączenia się. Do tej pory współpracę zadeklarowały 22 podmioty z całego świata. 
Koalicja przedstawiła 13 głównych zasad, które „zapewniają wyraźny moralny i biznesowy imperatyw budowania zdrowszego przemysłu turystycznego, chroniąc jednocześnie miejsca i ludzi, od których on zależy”. Te zasady to:
Staraj się zobaczyć pełen obraz sytuacji
Stosuj zasady zrównoważonego rozwoju
Współpracuj z destynacją
Wybieraj jakość zamiast ilości
Żądaj sprawiedliwego podziału dochodu
Zmniejszaj obciążenie turystyki
Przedefiniuj sukces gospodarczy
Łagodź wpływ klimatu
Efektywnie gospodaruj zasobami
Ograniczaj użytkowanie gruntów w turystyce
Różnicuj rynki źródłowe
Chroń poczucie danego miejsca
Działaj odpowiedzialnie w biznesie
Podstawą tych zasad było silne przekonanie, że przyjęcie holistycznego podejścia do odpowiedzialnej i zrównoważonej turystyki jest jedynym sposobem zabezpieczenia przyszłości, którą reprezentuje Koalicja.
Więcej informacji na www.futureoftourism.org.
Autor: Anna Górska

  
Pozytywny wpływ („positive impact”) wydarzeń nie jest już tylko wartością ekonomiczną, ale postrzegamy go szerzej jako efekty organizacji wydarzenia, zmieniające świat, destynację w której ma miejsce wydarzenie, przezwyciężające bariery, zmieniające podejście decydentów, czy inspirujące lokalne społeczności. I to właśnie robi Nowa Zelandia!
Kongres, przesunięty o rok z powodu pandemii koronawirusa, został wybrana przez Tourism New Zealand jako wydarzenie pilotażowe w programie „Enrich New Zealand - Conference Impact”, który ma na celu zmierzenie pozytywnego wpływu społecznego konferencji na środowisko naturalne, zdrowie publiczne i tworzenie nowych miejsc pracy.
Ponad 90 procent terenów podmokłych Nowej Zelandii, w tym torfowiska, zostało zniszczonych w ciągu ostatnich kilku stuleci, a jednak są one niezbędne dla zachowania równowagi biologicznej i sekwestracji węgla (wychwytywanie dwutlenku węgla z powietrza), a także utrzymują szereg endemicznych gatunków dzikiej fauny i flory. Z okazji Światowego Dnia Środowiska, wypadającego 5 czerwca, opracowywane są plany ochrony i przywrócenia tych ważnych ekosystemów. 
Nowa Zelandia przeznaczyła już 1,1 miliarda NZ na projekty środowiskowe w najnowszym budżecie rządu. Suma obejmuje 154 mln NZ przeznaczone na zwiększenie różnorodności biologicznej i terenów podmokłych, tworząc 1800 nowych miejsc pracy w całym kraju.
Obchody Światowego Dnia Ochrony Środowiska, połączono z otwarciem Międzynarodowego Festiwalu Torfowisk Peat Fest, który rozpoczął się premierą filmu  pokazującego piękne widoki mokradeł w Nowej Zelandii. Peat Fest jest prowadzony przez RePeat, inicjatywę kierowaną przez młodzież, dążącą do zmiany sposobu w jaki postrzegamy, wykorzystujemy i wyobrażamy sobie mokradła torfowe na całym świecie.
Przewodniczący konferencji INTECOL, dr Philippe Gerbeaux z Departamentu Ochrony Środowiska, powiedział: „Sprowadzenie ekspertów z całego świata gwarantuje ożywioną i ważną dyskusję oraz spodziewane wyniki, dotyczące dobrych praktyk i sposobów ponownego zagospodarowania terenów podmokłych, które mogą chronić nas przed powodziami i zanieczyszczeniami. Konferencja będzie doskonałą okazją do podniesienia świadomości i uznania znaczenia mokradeł dla utrzymania naszych krajobrazów w Nowej Zelandii i lokalnych społeczności”
Film o mokradłach Nowej Zelandii został wyprodukowany przez National Wetland Trust i można go zobaczyć pod linkiem: https://vimeo.com/424414279 .
Autor: Anna Górska

  
Wyniki badań przeprowadzonych w maju, wśród prawie 200 stowarzyszeń na całym świecie, dotyczą ich strategii i planów post COVID-19. Badania przeprowadzono we współpracy z AfSAE (African Society of Association Executives) APFAO (Asia Pacific Federation of Association Organisations) i ESAE (European Society of Association Executives).
Kluczowe wnioski z badań to:
66% respondentów uważa, że COVID-19 zasadniczo zmieni sposób w jaki będą działać w przyszłości
84% zamierza włączyć hybrydowe i cyfrowe elementy do swoich przyszłych eventów, utrzymując ogólną opinię, że powinny one prowadzić do zwiększonej frekwencji
60% respondentów uważa, że istnieją ograniczenia dot. sukcesu wirtualnych wydarzeń w porównaniu do spotkań F2F
28% twierdzi, że zasady rotacji geograficznej ich kongresów są teraz analizowane i prawdopodobnie zmienią się w przyszłości  
78% rozważałoby skorzystanie z usług Meetings Management Company
źródła przychodu ze sponsoringu są obecnie analizowane przez 55% stowarzyszeń, a 49% z nich sprawdza modele członkostwa.
W raporcie podkreślono fakt, że w celu uzyskania długoterminowych korzyści niezbędna jest współpraca na zasadach partnerskich i elastyczność zarówno dostawców, jak i klientów. 
„Badanie dostarcza ważnych dowodów statystycznych na temat opinii, które wielu z nas już miało. Sprawą oczywistą jest, że partnerstwa między dostawcami i stowarzyszeniami stały się teraz ważniejsze niż kiedykolwiek. Dla naszej branży jest to bardzo trudny czas, ale wierzymy, że wyjdziemy z tego silniejsi, jeśli będziemy wspólnie, nie osobno, pracowali nad nowymi i kreatywnymi rozwiązaniami” powiedział Senthil Gopinath, ICCA CEO.
Źródło: www.iccaworld.org
Autor: Anna Górska

  
Prague Convention Bureau informuje, że w następstwie recesji gospodarczej, wywołanej epidemią COVID-19, miasto ukierunkowuje swój rozwój na zasady „circular economy” (gospodarki o obiegu zamkniętym), w której odpady postrzegane są jako zasoby do wykorzystania. W komunikacie prasowym miasto potwierdza, że obecnie zleca nową strategię przejścia stolicy Pragi do gospodarki o obiegu zamkniętym. Dokument zaproponuje środki i wymierne cele, które miasto może realizować w swoich działaniach. 
Koncepcja gospodarki o obiegu zamkniętym poprawia wzorce konsumpcji i promuje korzystanie z usług wspólnych w celu zmniejszenia presji na podstawowe zasoby. Miasto Praga planuje w ten sposób skupić swoją uwagę przede wszystkim na gospodarce wodnej i odpadach lub na lokalnym rolnictwie. Gmina Praga pracuje nad kompleksowym zestawem środków mających wpłynąć na strukturę organizacyjną miasta, zarządzanie nim i system społeczny.
Dlaczego to jest ważne? Strategia gospodarki o obiegu zamkniętym ma potencjał tworzenia nowych zielonych miejsc pracy i redukcji emisji dwutlenku węgla, a tym samym poprawy ogólnej jakości życia wszystkich mieszkańców. Circular economy to model biznesowy pozwalający na zwiększenie rentowności oraz zwiększenie oszczędności, a także polepszenie reputacji marki, który ma również zastosowanie w eventach. Społeczeństwo jest coraz bardziej świadome wpływu wydarzeń na środowisko i chce zrównoważonych wydarzeń.  
Positive Impact Events pokazuje jak łatwo można zastosować tą koncepcję w eventach.   Wspierane przez GES wprowadziło prosty zestaw narzędzi do audytu „circular economy”, który ma pomóc ocenić jakie materiały wykorzystywane podczas wydarzeń można zastąpić bardziej zrównoważonymi alternatywami, które można ponownie wykorzystać, a które poddać recyklingowi lub przerobić.  Wszystko po to, aby edukować branżę spotkań, która ma zrozumieć proces tworzenia „circular event” i tym samym być przygotowana na przyszłość branży eventowej. 
Positive Impact Events video z YouTube o circular economy. 
Autor: Anna Górska, Positive Impact Events Ambassador

  
Przewodnik ma na celu pomóc centrom kongresowym i wystawienniczym, obiektom i organizatorom we wprowadzaniu odpowiednich środków zapewniających bezpieczeństwo uczestnikom wydarzeń. Wspiera ich pracę nad stworzeniem warunków i zabezpieczeń, które umożliwią bezpieczne ponowne rozpoczęcie działalności, przy jednoczesnym przestrzeganiu oczekiwań odpowiednich rządów i organów ochrony zdrowia. Publikacja określa i promuje pojawiające się globalne standardy, protokoły i dobre praktyki, związane z tym tematem.
Dokument podzielony jest na 6 głównych rozdziałów:  1-Framework, 2-Personnel and Personal Safety, 3-Physicla Distancing, 4-Health and Safety Measures, 5-Impementing Crowd Control, 6-Encouraging and Enforcing Measures. Rozdziały są podzielone na dodatkowe sekcje i obejmują kompleksowo obszary związane z bezpieczeństwem. Rozdziały i sekcje mają na celu uporządkowanie informacji zgodnie z ramami UFI z 5 maja 2020 r., które zostały wypracowane we współpracy z szeregiem interesariuszy przemysłu spotkań.  
Autorzy podkreślają, że dokument jest przewodnikiem opartym na przykładach i tak należy go traktować, dostosowując narzędzia w nim zawarte do lokalnych przepisów i wymogów zarówno bezpieczeństwa jak i sanitarnych. 31-jedno stronna publikacja zawiera ilustracje, tabele i grafiki. Przedstawia takie przykłady jak nowe bezdotykowe platformy wykorzystywane podczas wystaw, zastosowanie jonizatora roślin, który oczyszcza powietrze ze szkodliwych związków, proponowane oznakowanie, plany przestrzenne i in.
„Międzynarodowe wydarzenia są zorganizowanymi spotkaniami profesjonalistów i muszą być w ten sposób traktowane przez światowe władze, w przeciwieństwie do innych masowych spotkań, takich jak festiwale i wydarzenia sportowe. Naszym wyzwaniem jest przekonanie lokalnych władz, stowarzyszeń i uczestników wydarzeń, że obiekty mogą być kontrolowane i bezpieczne. Dzieląc się informacjami i najlepszymi praktykami z naszymi partnerami z globalnych stowarzyszeń branżowych, mamy nadzieję, że przyczyniamy się do bardziej zintegrowanego podejścia i do tego, aby przemysł spotkań międzynarodowych odegrał kluczową rolę w ożywieniu gospodarczym i społecznym. Ma to nastąpić wcześniej niż później ”, powiedział ICCA Prezydent James Rees.
Publikacja jest już trzecim z serii przewodników, powiązanych z COVID-19, udostępnianym członkom stowarzyszeń AIPC, ICCA i UFI i uzupełnia dwie wcześniejsze publikacje ‘Good Practice Guidance to COVID-19 for Convention and Exhibition Centres’ oraz ‘Good Practice Guidance for the Use of Centres as Temporary Emergency Facilities’, które zostały opracowane i rozpowszechnione w marcu i kwietniu tego roku.

Autor: Anna Górska

  
Przewodnik zawiera case studies z miast członkowskich ECM oraz listę konkretnych działań naprawczych w podziale na 3 etapy: Response (Odpowiedź), Recovery (Odbudowa) i Resilience (Odporność). Etapy zostały wcześniej zdefiniowane przez WTO World Tourism Organization i obejmują kolejno miesiące: Response Marzec-Maj 2020, Recovery Czerwiec 2020-Marzec 2021, Resilience Kwiecień 2021 i dalej. W każdym z etapów zaproponowano listę kontrolną działań w poniższych obszarach:

Policy Making & Advocacy

Product & Service Development

HR & Business Operations

Place Making and Community Support

Research & Intelligence

Marketing and Communications.

Działania dotyczą m.in. komunikacji z lokalną społecznością , strategii marketingowych, narzędzi ułatwiających pracę zdalną.  Dzięki rozbudowanej i przejrzystej liście kontrolnej, każdy wybiera te działania, które pasują do jego obecnej sytuacji, różniącej się znacznie w różnych regionach Europy.

Petra Strusek, prezes ECM mówi „To praktyczne narzędzie ma pomóc podejmować właściwe decyzje i wyciągać wnioski z doświadczeń innych. W ECM utrzymujemy cały czas kontakt z naszymi członkami i rozmawiamy z nimi, aby wspierać przemysł turystyczny, w tym przemysł spotkań. Wymieniamy się wiedzą, nowymi praktykami, ale ten raport to coś więcej!  Oferuje cenną listę kontrolną konkretnych działań, z których każdy może wybrać coś odpowiedniego dla siebie. Dzięki temu nie musimy wyważać już raz otwartych drzwi.”

Przewodnik jest częścią szeregu działań, prowadzonych przez ECM, które mają pomóc członkom organizacji w pokonywaniu obecnych wyzwań i przygotowaniu się do „Nowego jutra”. Należą do nich narzędzia komunikacji, seminaria internetowe, ankiety badawcze. Wszystko w celu wypracowania wspólnej wizji nowej przyszłości naszych destynacji i odbudowy przemysłu spotkań. Together we can create #AnewTomorrow.

Przewodnik jest dostępny do pobrania ze strony ECM

Autor: Anna Górska

  
Kolumbia – zachęca do dbania o siebie i swoje rodziny
 
Zostań w domu, przeczytaj książkę lub zakończ projekt, który rozpocząłeś. Wkrótce spotkamy się znowu. Wkrótce nasz rytm poruszy Cię tak jak zawsze i odkryjesz nasze krajobrazy jak nigdy wcześniej. Wkrótce powitamy Cię znowu. Zadbaj o siebie teraz, abyśmy mogli się znowu spotkać wkrótce.
 
Omaha, Nebraska, USA – przypomina nam, że obecna sytuacja jest tymczasowa. Wkrótce miasto powita ponownie turystów, firmy wznowią działalność, a eventy znów się będą odbywały.
 
Każdego ranka, gdzieś w sercu gorącego Środkowego Zachodu, słońce wschodzi nad miastem, w którym najsurowsze zimy wywołują najcieplejsze uśmiechy. Przypomnijmy mężczyznom, kobietom i rodzinom, których życie zostało wtrzymane, że to tylko tymczasowa sytuacja i show will go on!
 
Szwajcaria – mobilizuje do pozostania w domu teraz, ale kontynuowania planowania przyszłych podróży.
Oprócz filmu, strona internetowa Szwajcarii poświęcona turystyce oferuje wirtualną wycieczkę, która zaprasza widzów do odkrywania historycznych hoteli w kraju, malowniczej przyrody i kultowych szwajcarskich Alp - wszystko w zaciszu własnego domu.  „Chociaż podróż do Szwajcarii nie jest w tej chwili możliwa, można marzyć o tym, szukać inspiracji i planować. Dlatego chcielibyśmy przywieźć Szwajcarie do twojego domu” mówi Caroline Pidoroni, szefowa Swiss Convention Bureau.
 
Dubaj – namawia do poświecenia czasu na zatrzymanie się i refleksję, aż znowu będzie można podróżować
 
Przerwa może oznaczać tak wiele różnych rzeczy. To chwila relaksu, chwila refleksji. Niemniej jednak jest to po prostu chwila. A kiedy nadejdzie ten moment, będziemy tutaj.
 
Zagraniczne źródła chętnie piszą również o innych dobrych praktykach. GainingEdge zwróciło uwagę na Tourism Vancouver (the Metro Vancouver Convention and Visitors Bureau), gdzie wychodząc z założenia, że „w grupie siła”, utworzono Task Force.  To grupa zadaniowa, złożona z przedstawicieli sektora publicznego i prywatnego. W jej skład wchodzi na razie 50 firm (grupa stale rozrasta się) reprezentujących różne branże, których wspólnym zainteresowaniem jest fakt negatywnego wpływu COVID-19 na turystykę i przemysł spotkań. Motywacją jest posiadanie silnego, zjednoczonego i zorientowanego na działania organu, który będzie działał w skoordynowany sposób dla całego sektora turystycznego.
 
Autor: Anna Górska

 
Monaco Convention Bureau propagując zasadę „pospone not cancel”, współpracuje z kluczowymi dostawcami, aby w miarę możliwości oferować zniesienie opłat i przełożenie depozytów za anulowane i przekładane na inny termin wydarzenia dotknięte COVID-19. Polisa została również rozszerzona przez większość hoteli w Monako zarówno w przypadku rezerwacji indywidualnych i grupowych już potwierdzonych na 2020r. Organizatorom cyklicznych konferencji i spotkań w Monako oferowane są nowe terminy i najbardziej odpowiednie rozwiązania dopasowane do konkretnej formuły spotkania.
 
Kenya  przygotowuje 12-miesięczny „Activation plan”. Kenya National Convention Bureau (KNCB) uważa, że istnieje możliwość zbadania gotowości branży do reagowania na sytuacje kryzysowe oraz wspólnego budowania solidnego i zrównoważonego sektora wydarzeń biznesowych m.in. poprzez:

• Budowanie zjednoczonej wspólnoty interesariuszy sektora publicznego i prywatnego

• Budowanie wiarygodnej marki na rynku globalnym

• Opracowywanie wydajnych procesów w celu osiągnięcia szybszego rozwoju firm w przyszłości

• Generowanie zrozumienia, wsparcia i zaangażowania społeczności lokalnej w tym sektorze

 
Singapur zapewnia bezpłatne szkolenia on-line lokalnym dostawcom w ramach działań naprawczych po COVID-19. Singapore Marketing College to bezpłatna internetowa platforma edukacyjna, która obejmuje moduły takie jak marka oraz planowanie strategiczne.
 
Vanuatu Tourism Office (VTO) rozpoczęło globalną kampanię „Keeping Vanatu Beautiful”. W ramach kampanii VTO udostępnia szereg #VanuatuMoments przedstawiających mieszkańców, którzy pomagają utrzymać Vanuatu piękną dla odwiedzających aż do momentu kiedy ograniczenia związane z COVID-19 zostaną zniesione.
 
Business Events Council of Australia (BECA) prezentuje plan naprawczy “Response & Recovery Framework”, który ma zostać wprowadzony w życie w ciągu następnych 12 miesięcy. Pierwsza faza „Response” ma pomóc przedsiębiorcom efektywnie „zahibernować’ ich biznesy w okresie pandemii i budować popyt na usługi krajowe. Rząd będzie m.in. zachęcał agencje do zlecania na zewnątrz usług dotyczących organizacji eventów. W fazie drugiej „Rebound & Grow” BECA będzie pozycjonowała Australię na rynku globalnym m.in. poprzez pozyskiwanie wydarzeń, które są związane z najważniejszymi gałęziami przemysłu, ułatwianie procedur wizowych i zintensyfikowanie prac badawczych.
 
Thailand Conventions and Exhibitions Bureau (TCEB) uruchomiło dwa nowe projekty pomocowe online:

• “Virtual Meeting Space” (VMS), zapewniający wsparcie przedsiębiorcom z branży MICE w utrzymaniu ich działalności, dzięki prowadzeniu wydarzeń online oraz przekwalifikowaniu lub podnoszeniu kwalifikacji pracowników za pomocą platformy wirtualnej

•  ‘COVID-19 Free Meetings” pomoże obiektom podnieść standardy bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w obliczu nowych wymagań

 
 
Autor: Anna Górska

W ostatnich latach, jako wyspecjalizowana agencja turystyczna ONZ, UNWTO regularnie monitoruje ułatwienia w podróżach i obserwuje ciągłą tendencję w kierunku większej otwartości. Ta tendencja została brutalnie przerwana przez  COVID-19. Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi na potrzeby najnowszego raportu, do 6 kwietnia br 96% wszystkich destynacji  wprowadziło znaczące ograniczenia podróży w odpowiedzi na pandemię.

Około 90% tzw. miejsc docelowych całkowicie lub częściowo zamknęło swoje granice dla turystów, a kolejne 10% jest zamknięte dla niektórych turystów w zależności od kraju pochodzenia.

Sekretarz Generalny UNWTO Zurab Pololikashvili powiedział: „COVID-19 wpłynął na podróżowanie  i turystykę jak żadne inne wydarzenie w historii. Rządy stawiają zdrowie publiczne na pierwszym miejscu i wprowadzają pełne lub częściowe ograniczenia dotyczące podróży. Przy zawieszonej turystyce, ten cały  dochodowy sektor jest zagrożony: miliony miejsc pracy mogą zostać utracone, a postępy poczynione w dziedzinie równości i zrównoważonego wzrostu gospodarczego właśnie się cofają. UNWTO, w związku z tym, wzywa rządy do ciągłej weryfikacji,  przeglądu ograniczeń w podróżowaniu i ułatwień lub zniesienia obostrzeń , gdy tylko będzie to bezpieczne. ”
Globalny raport UNWTO pokazuje, że regiony globalne są w dużej mierze konsekwentne jeżeli chodzi o reakcję na  COVID-19. W Afryce, Azji i na Pacyfiku oraz na Bliskim Wschodzie 100% destynacji  przyjęło ograniczenia związane z COVID-19 od stycznia 2020 r. W  Ameryce 92% miejsc docelowych podjęło podobne kroki, podczas gdy w Europie odsetek ten wynosi 93% .

W szczególności analiza raportu UNWTO  identyfikuje cztery główne rodzaje środków ograniczających, a mianowicie:
1. Całkowite lub częściowe zamknięcie granic dla turystów;
2. Ograniczenia dotyczące podróży specyficzne dla miejsca docelowego („Pasażerowie, którzy przejechali lub przebywali na terenie x , nie mogą wjeżdżać  do  y ”);
3. Całkowite lub częściowe zawieszenie lotów;
4. Różne środki, w tym wymogi dotyczące kwarantanny lub samoizolacji, medycznej
certyfikaty, unieważnienie lub zawieszenie wydawania wiz itp.

W wielu przypadkach destynacje  zweryfikowały już swoją politykę i środki organiczajace poruszanie się. Sytuacja ewoluowała. UNWTO będzie nadal regularnie śledzić i analizować zmiany w obostrzeniach i ograniczeniach podróży, aby skutecznie wspierać odpowiedzialne ożywienie sektora turystyki.
 
Pełen raport do pobrania:
https://webunwto.s3.eu-west-1.amazonaws.com/s3fs-public/2020-04/TravelRestrictions_0.pdf
 
Żródło UNWTO.
Autor: Katarzyna Sadowska-Cioch

Corbin Ball, tech guru, wskazuje zarówno szanse, jak i zagrożenia, związane z organizacją wydarzeń online. Podkreśla, że jest to na pewno tańsze, a coraz niższe koszty związane z zastosowaniem nowych technologii i korzystaniem z Internetu, pozwalają na prawie nieograniczony zasięg naszych wydarzeń.
Jednak możliwości nawiązywania kontaktów, burzy mózgów i budowania relacji są zwykle znacznie większe podczas wydarzeń F2F (face to face) niż online. Spotkania twarzą w twarz zapewniają również bogatsze doświadczenia edukacyjne niż prawie każde wirtualne spotkanie. Słabości związane z wydarzeniami F2F dotyczą natomiast kosztów, takich jak podróż, zakwaterowanie, AV, wyżywienie, personel na miejscu i inne. Dodatkowo podróżowanie ma negatywny wpływ na środowisko. Istnieją również obawy, dotyczące narażenia na choroby i rozprzestrzeniania się obecnie koronawirusa. Na wydarzenia F2F mogą mieć również wpływ pogoda, strajki, zamieszki itp.
W najbliższym czasie większość z nas, w większym lub mniejszym stopniu, weźmie udział w spotkaniu online. Z czasem będziemy się czuli z tym coraz bardziej swobodnie zarówno jako organizator, jak i uczestnik.
Czy mająca miejsce dzisiaj zwiększona ilość spotkań wirtualnych, będzie miała długoterminowy wpływ na naszą branżę?  Zapytana o to Jennifer Kingen Kush, była Wiceprezes i Executive Director w PCMA Digital Experience Institute  odpowiada:  „Myślę, że firmy działające w sektorze nowych technologii dostosują się do rosnących potrzeb i wygeneruje to wiele innowacji.” „Kiedy stajesz przed wyzwaniem, musisz odkrywać nowe opcje i patrzeć inaczej na różne rzeczy”
Zapytana natomiast czy jej zdaniem spotkania wirtualne kanibalizują F2F, mówi, że w PCMA przeprowadzono badanie w którym przez pięć lat zbierano dane od uczestników konferencji edukacyjnej PCMA. Badanie sprawdzało kto uczestniczył w ich wydarzeniach na żywo po wzięciu udziału w tych cyfrowych. Okazało się, że wydarzenia hybrydowe i retransmisje przyniosły PCMA 3933 nowych potencjalnych klientów i ponad 1 milion dodatkowych dolarów, w tym ponad 110 000 USD od nowych członków, 305 000 USD za odnowienie członkostwa i 562 000 USD za rejestracje na wydarzenia. Wynika z tego, że zamiast kanibalizować wydarzenia na żywo, wydarzenia cyfrowe mogą je ulepszyć i wzbogacić!  
Konferencje online to również nieograniczone możliwości zdobywania danych o uczestnikach, którzy chętnie się angażują i wyrażają swoje opinie wirtualnie. Dzięki dostępnym obecnie narzędziom możemy zobaczyć, które sesje cieszą się największą popularnością, które się podobają, a które nie.  Możliwość poznania odbiorców i rozwijanie programu edukacyjnego oraz produktów w oparciu o ich preferencje ma ogromne znaczenie.
Organizacja wirtualnej konferencji, może także pomóc w rozwoju firmy i rozszerzeniu działalności o nowe regiony geograficzne. Załóżmy, firma chce otworzyć nowy oddział firmy, na innym kontynencie niż funkcjonuje obecnie. Dużo bardziej opłacalne jest zorganizowanie konferencji online i w ten sposób przyciągnięcie nowych odbiorców.
Spotkania F2F łączą ludzi, zapewniają interakcje biznesowe oraz bardzo znaczące korzyści ekonomiczne dla miast i interesariuszy wydarzeń. Nie wiemy w jakiej formie będą organizowane spotkania w przyszłości, ale wiemy, że ludzie zawsze się spotykali i zawszę będą chcieli się spotykać twarzą w twarz. Spotkanie wirtualne były, są i będą znakomitą i niepowtarzalną okazją, aby spotkania F2F urozmaicić i wzbogacić, ale nigdy zastąpić.
 
Autor: Anna Górska

„Potraktowaliśmy sytuację bardzo poważnie od samego początku. Przygotowaliśmy plan awaryjny na kilka tygodni. Kiedy decyzja o przesunięciu daty wydarzenia została podjęta, nie napotkaliśmy wielu przeszkód, bo wszystko było już przygotowane” mówi Charlotte Otten, Head of Events w SolarPower Europe. „Nasi delegaci odczuli ulgę, że mają alternatywną opcję”. 
Wraz z nową datą mogą jednak stanąć przed wyzwaniem konkurowania z innymi wydarzeniami o podobnej tematyce, organizowanymi w tym samym czasie.  
Otten dodała, że jeśli sytuacja będzie się utrzymywać przez dłuższy czas, firmy mogą zostać zmuszone do ograniczenia wydarzeń, w których biorą udział z przyczyn budżetowych. Jej zdaniem może to prowadzić do zmniejszenia frekwencji ze strony korporacji.

Fakty są takie, że nikt nie wie jak długo obecna sytuacja będzie trwała i kiedy będziemy mogli wrócić do pewnego rodzaju „normalności”. Florence Biddelle, Secretary General w European Issuers, opisuje tę sytuację w czterech słowach: “Fighting with the uncertainty.” (Walka z niepewnością). 
Z zarządczego punktu widzenia, zdalna praca z zespołem to również nowa lekcja dla nich, dodaje Biddelle. „Jak pracować „jak zwykle”, kiedy taka sytuacja potrwa dłużej? Będziemy musieli zainwestować w platformy do pracy zdalnej, których wcześniej nie potrzebowaliśmy”
Większość zaplanowanych tegorocznych wydarzeń European Issuers, zostało przełożonych na drugą połowę tego roku, zaczynając już od miesięcy letnich. W tej chwili nie widzą potrzeby zmian destynacji tych wydarzeń, ale może się to zmienić i zależy m.in. od sytuacji związanej z koronawirusem w danej lokalizacji, a także z ewentualnymi ograniczeniami w podróży (niektóre firmy lub organizacje nie pozwalają swoim pracownikom na wyjazdy służbowe w lecie).  Natomiast te wydarzenia, których nie udało się przełożyć, będą zorganizowane online. 
„Organizacja konferencji online jest dla nas nadal wyzwaniem i bardziej wyczerpującym zadaniem niż organizacja konferencji F2F. Trudniej jest nam komunikować się nie widząc twarzy, walcząc z zajętymi połączeniami (liniami), mamy problemy z koncentracją”, konkluduje Biddelle. 

Roma Guziak, Communications Manager w CECE Committee for European Construction Equipment podkreśla, że spotkania F2F (face to face) mają największe znaczenie dla zagwarantowania sprawnej pracy i przepływu wiedzy i informacji w ich organizacji. 
Wszystkie wydarzenia zaplanowane przez nich do końca mają zostać przełożone. Szukają obecnie nowych terminów i być może nowych lokalizacji. Badają również możliwości organizacji konferencji live-stream, które mogą okazać się konieczne jeżeli rozprzestrzeniania się koronawirusa nie zostanie zatrzymane. 
Jedną z ich głównych obaw jest fakt, że zmarnowana zostanie energia na organizowanie czegoś co ostatecznie nie nastąpi, tak jak miało miejsce w przypadku wiosennych wydarzeń. Nie chcą wkładać wysiłku w organizację wydarzenia, które zostanie później odwołane. Ponadto biorąc pod uwagę negatywny finansowy wpływ COVID-19 na ich sektor przemysłowy, już dzisiaj widzą wyzwania i ograniczenia, stojące przed członkami, dotyczące kosztów podróżowania i udziału w eventach w nadchodzących miesiącach. 
„Cały czas monitorujemy rozwój wypadków i planujemy wrócić do F2F jak tylko będzie to bezpieczne dla naszych delegatów. Nawet przy tak dynamicznych rozwoju technologii cyfrowych i możliwości organizacji konferencji wirtualnych, nadal wierzymy w znaczenie spotkań twarzą w twarz”.

Magdalina Atanassova, Menedżer ds. Komunikacji Marketingowej w Kenes Group zgadza się, że największym problemem jest niepewność. Planujemy przyszłość, a nie mamy pojęcia czy będzie taka jak ją sobie wyobrażamy. Z drugiej strony jesteśmy przyzwyczajeni do radzenia sobie z wyzwaniami, w naszej ponad 55-letniej historii przeszliśmy przez wiele sytuacji, w których musieliśmy polegać na naszej szybkiej analizie i kreatywnych rozwiązaniach, dostosowanych do wszystkich możliwych scenariuszy.
Jej zdaniem, zachowanie istniejących relacji będzie kluczem do przetrwania i zarządzania dużą liczbą wydarzeń, które prawdopodobnie będą musiały nastąpić w tym samym czasie następnej jesieni. Wzajemne zrozumienie stanie się niezbędne i dewiza „Together we stand” będzie miała wyjątkowe znaczenie.
Szczególnie stowarzyszenia medyczne będą musiały ciężko pracować. Może nie jesteśmy tymi, którzy wynajdą lekarstwo na koronawirusa, ale niektórzy z naszych klientów na pewno tak. Dla nas więc najważniejsze jest wspierać ich teraz bardziej niż kiedykolwiek w zarządzaniu ich stowarzyszeniami i w organizacji ich kongresów, aby mieli czas i energię pomóc nam z COVIDEM-19. 

Maarten Vanneste - President w Meeting Design Institute mówi wprost – “WEBINARS SUCK! I nie muszę Wam, organizatorom spotkań tłumaczyć dlaczego.”
Jesteśmy istotami społecznymi i podczas wszelkiego rodzaju spotkań -  kongresów, konferencji -  uczymy się od siebie nawzajem, poznajemy, lubimy, ufamy. Po prostu lubimy odkrywać miejsca, ludzi i rzeczy. ŻADNEGO z powyższych  nigdy nie doświadczymy podczas webinarium  - mówi Vanneste.  Nasz przemysł dusi się, wszystkie spotkania są zawieszone. Nie możemy się przemieszczać, nasi uczestnicy są zamknięci. Taka sytuacja potrwa jeszcze miesiąc, dwa, trzy… nikt nie wie. 
Nie możemy po prostu anulować i wierzyć, że przeżyjemy. Co możemy zrobić poza anulowaniem lub przełożeniem? Jako pierwsze przychodzą  nam na myśl webinaria – jako najprostrza metoda nauki on-line.  „Dajcie spokój ludzie. Wszyscy to wiemy, ale nie tędy droga. Powiem więc to głośno i przed całym światem: WEBINARS SUCK!”  -  stanowczo twierdzi Vanneste
Możemy zrobić znacznie więcej ! Możemy przygotować profesjonalne spotkania online. Lub konferencje online. Lub szkolenie online. Seminaria i kongresy online. I nie mamy tu na myśli serii webinariów! Vanneste mówi o stworzeniu profesjonalnego środowisko online, w którym uczymy się od mówców i od siebie  nawzajem. Możemy zaplanować  sesje plenarne, przerwy w pracy, przerwy na kawę i rozmowy w małych grupach. Takie środowisko on-line można zaprojektować na wiele sposobów - społecznościowy, interaktywny, a nawet magiczny. Trochę jak prawdziwe spotkania, ale online. Jeśli są dobrze zaprojektowane, dostosowane do czasu, przygotowane i dobrze wykonane mogą być chwilowym ratunkiem dla nieistniejącego obecnie przemysłu spotkań.
Maarten Vanneste  jest Prezesem w Meeting Design Institute. Organizacja z sukcesem wdraża już rozwiązania on-linowe, a ich uczestnicy nie kryją zadowolenia.
„To było najlepsze spotkanie online, w jakim kiedykolwiek uczestniczyłem. Byłem wcześniej na wielu seminariach internetowych, ale to cyfrowe spotkanie organizowane przez Meeting Design Institute było bardzo interaktywne i wciągające. Grupy Breakout były doskonale zorganizowane, a w tych mniejszych grupach mogliśmy przeprowadzić burzę mózgów niektórych kluczowych kwestii. Wydarzenie to było bardzo wartościowe i jest idealnym rozwiązaniem w czasach kryzysu i izolacji ” – mówi jedne z uczestników spotkania. 

Jako zawodowi organizatorzy spotkań musimy podnieść poprzeczkę i robić lepiej, DUŻO lepiej. Musimy stworzyć środowisko on-line, które sprawi, że uczestnicy zapomną o istnieniu czegoś takiego jak webinarium - podkreśla Vanneste .
Kiedy powoli sytuacja zacznie wracać do normy, w niektórych krajach początkowo możemy udać się na spotkanie Multi-Hub, zanim w pełni wrócimy do prawdziwych spotkań  „w terenie”.
Ale teraz pozwólmy naszym zespołom i członkom cieszyć się wspaniałymi wrażeniami, nawet pomimo braku możliwości przemieszczania się. Międzynarodowe spotkania trwające zaledwie kilka godzin są łatwe, niedrogie i możliwe do przeniesienia do środowiska on-line.
Możliwe są konferencje online z setkami uczestników i dziesiątkami pokoi typu break-out.
Możliwe są konwersacje i wkład w małych grupach (C&I), jak w „prawdziwej interakcji”
Przetrwamy te trudne czasy dla przemysłu spotkań i wyjdziemy z nich bogatsi o nowe rozwiązania i doświadczenia !

Autor: Katarzyna Sadowska-Cioch

Jako branża powinniśmy robić wszystko, co w naszej mocy, aby przekonać klientów i pomóc im nie anulować zaplanowanych wydarzeń. Niezależnie od tego, czy jesteśmy hotelarzem, dostawcą, planistą wydarzeń, klientem końcowym czy DMC – kluczowa jest komunikacja z klientami. Sprzedawajmy korzyści płynące z podróży w późniejszym etapie, skupmy się na pozytywach, zaoferujmy więcej czasu na planowanie i więcej czasu na  ulepszanie programów zaplanowanych już konferencji i kongresów.

Ważny jest stały kontakt z uczestnikami oraz dbanie o ich zaangażowanie.  W przypadku przełożonego eventu, sprawmy, żeby wszyscy, którzy byli zarejestrowani na nasze wydarzenie, zostali włączeni w planowanie przełożonej edycji. Niech prelegenci udostępnią podsumowanie swoich planowanych wystąpień. Uczestnicy mogą wówczas rozpocząć dyskusje nad nimi online. Prelegenci mogą również prowadzić debaty online. Uczestnicy przesyłają swoje pytania do prelegentów, a odpowiedzi na nie znajdą się w ich prezentacjach. Dzisiaj, kiedy jesteśmy świadkami przekształcania się spotkań twarzą w twarz w webcasty, seminaria internetowe, spotkania online, istnieje wiele narzędzi pozwalających na utrzymanie zaangażowania uczestników, a tym samym możliwość realizacji zaplanowanych przez nas eventów.

Huw Tuckett, Dyrektor Zarządzający Stowarzyszenia Euromic, podkreślając, że teraz powinniśmy skupić się na tym w jaki sposób dopasować programy naszych wydarzeń do nowych realiów, wymienia:

1. Szkoda jest wyrządzona. Jeśli twój region / sektor nie został jeszcze dotknięty, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w nadchodzących tygodniach i miesiącach prawdopodobnie będzie w takiej czy innej formie. Jest wysoce nieprawdopodobne, aby jakikolwiek kraj, miasto lub przemysł nie ucierpiał na skutek działania wirusa.

2. Klienci korporacyjni i planiści wydarzeń nie mają innego wyboru, jak zachować ostrożność i dlatego wszelkie decyzje dotyczące podróży lub wydarzeń na dużą skalę będą podejmowane z najwyższą rozwagą.

3. Sytuacja jest tymczasowa. Wirus nie będzie trwał wiecznie. Szczepionka zostanie ostatecznie znaleziona i / lub rozprzestrzenianie się zostanie ostatecznie powstrzymane. Nie wiadomo na tym etapie, ile to zajmie lub kiedy to będzie: może to potrwać kilka tygodni lub miesięcy.

Huw Tuckett dodaje: „Wierzę, że są pewne działania, które możemy podjąć wspólnie i które, mam nadzieję, przywrócą zdrowie psychiczne i zmniejszą poziom paniki, której jesteśmy obecnie świadkami”. Nie panikujmy, analizujmy rzetelne informacje, nie odwołujmy naszych wydarzeń, przekładajmy je na inne terminy!

Autor: Anna Górska

Success case - OSC 2020. Ohio Safety Congress & Expo  to największa darmowa impreza dotycząca bezpieczeństwa w pracy w Stanach Zjednoczonych. Oferuje edukację w zakresie bezpieczeństwa i higieny prac; szkolenia, warsztaty dla pracowników i specjalistów ds. bezpieczeństwa.
W tym roku termin kongresu przypadł na wyjątkowo trudny okres. Kongres OSC 2020 ODBYŁ SIĘ w terminie  11-13 marca 2020r. 
Na wydarzenie zarejestrowało się ponad 8 600 osób. Oprócz sesji plenarnej zaplanowano 200 sesji edukacyjnych, swój udział potwierdziło 300 wystawców. 
Mając na uwadze zdrowie i bezpieczeństwo uczestników spotkania, organizatorzy już (sic!) na tydzień przed wydarzeniem podjęli decyzję o przeniesieniu kongresu w świat wirtualny. Kongres nie został odwołany, nie został przełożony, odbył się w formule on-line.
Dzięki takiemu rozwiązaniu kongres odbył się zgodnie z planem, zapewniając tym samym  możliwość zdobycia punktów edukacyjnych w kształceniu ustawicznym dla specjalistów w służbie zdrowia, zasobach ludzkich, bezpieczeństwie. Ponad  8 600 osób, które zarejestrowały się na kongres, zostało automatycznie zapisanych na wydarzenie on-line.
Organizatorzy w trybie „last minute” uruchomili całą machinę rozwiązań on-line’owych i po raz pierwszy przeniesiona została cała konferencja „right on schedule”. Sesja otwierająca odbyła się zgodnie z planem, w środę (11.03.2020) o godz: 9:00. Z ta różnicą, że była on-line.
Wprowadzenie takiego rozwiązania było możliwe, dzięki współpracy z firmą Digitell, Inc., która opracowała rozwiązania hybrydowe dla kongresu OSC 2020 i część konferencji miała mieć planową transmisje on-line.
Firma Digitell pomogła organizatorom nagrać speakerów, którzy mówili w pustych salach Centrum Kongresowego Greater Columbus.  W sesji plenarnej wykorzystano nagrania na żywo z wirtualnym moderatorem, który stał obok sceny i zadawał pytania. We wszystkich pozostałych sesjach użyto narzędzia ZOOM, a nawet audio i power point.
 „Wykorzystaliśmy sprawdzony model” mówi James Parker Digitell’s president and founder, „Ten model jest modelem hybrydowym opartym na transmisji strumieniowej na żywo. Dla tych, których wydarzenia zostały anulowane, używamy dokładnie tego samego modelu, którego używamy podczas transmisji na żywo, ale nie mówimy im, aby transmitowali na żywo…” dodaje Parker. 
„To nie jest  rozwiązanie idealne” - powiedział - „ Ale jest idealne tam, gdzie jesteśmy dzisiaj… mamy zespoły ludzi z  komputerami i możemy pomóc im nagrywać wiele sesji w ciągu jednego dnia”. Zdaniem wielu ekspertów wyzwaniem nie są możliwości softwer-owe - te mamy – a logistyka. 
Tymczasem zadowolenie wszystkich interesariuszy - zwłaszcza wystawców - jest szczególnie trudne w środowisku wyłącznie online. Ponad 300 sprzedawców zarejestrowało się na OSC 2020, aby zaprezentować swoje najnowsze produkty z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Organizator zwróci wystawcom opłaty za miejsce na stoisku. Ale już powstają cyfrowe rozwiązania dla partnerów, aby wydarzenie online mogło nadal służyć jako sposób na generowanie potencjalnych klientów.
We are adaptive. Potrafimy się dostosować. To hasło na dzisiaj.
Pomimo tych imponujących  osiągnięć dostępnych przy tworzeniu wydarzeń online, planiści i wiele firm stara się sprostać wyzwaniu, czekając na dzień, w którym powrócą spotkania face to face.

Autor: Katarzyna Sadowska-Cioch 

UFI (The Global Assocation of the Exhibition Industry) w porozumieniu z AIPC (The International Association of Convention Centers) wydała właśnie przewodnik dobrych praktyk dla centrów kongresowych i wystawienniczych, dotyczący sposobów radzenie sobie z sytuacjami kryzysowymi, podobnymi do pandemii koronawirua. Przewodnik „Good Practices Guide to COVID-19” został stworzony w celu podkreślenia znaczenia wspólnych działań w obliczu kryzysu oraz zapewnienia większej spójności udzielanych porad oraz informacji. 
Przewodnik jest rozszerzoną i zaktualizowaną wersją dokumentu wydanego w zeszłym roku, dotyczącego najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa obiektów i zawiera spostrzeżenia i doświadczenia z całego świata. Zebrano w nim zasady i plany dotyczące ochrony zdrowia i bezpieczeństwa w centrach kongresowych ze wsparciem i wkładem merytorycznym członków AIPC i UFI, pod kierunkiem światowego eksperta w kwestiach zdrowia i bezpieczeństwa.
27-stronicowy dokument zawiera strategiczne i praktyczne wskazówki w formie porad, sugestii i przykładów, a także wiele aktywnych linków do innych materiałów dot. standardowych kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy oraz planów zarządzania kryzysowego. 

Kolejną ważną inicjatywą podjętą przez stowarzyszenia jest międzynarodowy projekt badawczy, dotyczący wytrzymałości i elastyczności naszej branży, realizowany przez UFI oraz  Explori.  Zapraszają oni organizatorów wydarzeń, którzy niedawno odwołali, przełożyli lub wirtualnie uczestniczyli w wydarzeniu, do wzięcia udziału w międzynarodowym badaniu „resilience staudy”. Badanie ma na celu zrozumienie wpływu tych zmian na uczestników oraz określenie najlepszych praktyk z tym związanych. 

 „Jesteśmy dzisiaj w bardzo trudnym momencie, ale nadejdzie czas kiedy będziemy musieli ocenić podjęte działania, ich wpływ na nasz biznes oraz to, czego możemy się od nich nauczyć i wykorzystać w przyszłości ”, mówi Kai Hattendorf, Dyrektor Generalny UFI.
„Będziemy do tego potrzebować odpowiednich danych. Dane te będą nam również potrzebne do przekonywania decydentów do naszych racji i wsparcia
legislacyjnego całej branży. Nadszedł najwyższy czas, aby zacząć gromadzić takie dane.” Stąd podjęcie decyzji o rozpoczęciu międzynarodowego projektu badawczego.
Explori zachęca wszystkich organizatorów, którzy w ostatnim czasie przełożyli, odwołali lub wirtualnie uczestniczyli w wydarzeniu, do poufnego udziału w badaniu. Organizatorzy liczą na to, że zidentyfikuje on i odpowie na wiele kwestii, w tym m.in. o:

● wpływie ekonomicznym utraconych możliwości biznesowych
● nieodwracalnych kosztach dla odwiedzających i wystawców
● wpływie anulowania lub odroczenia wydarzenia na wartość marki
● jak skuteczne są wirtualne wydarzenia w osiąganiu celów klienta?

W badaniu może wziąć udział każdy. Udział w nim jest bezpłatny. Wszyscy uczestnicy otrzymują jego wyniki w formie raportu, który będzie również dostępny dla członków UFI i Explori. Firmy, które są zainteresowane udziałem w projekcie proszone są o kontakt research@ufi.org  lub bespoke@explori.com.

Autor: Anna Górska

Aktualnie wszystkie wydarzenia zostały anulowane, bądź przeniesione, natomiast sytuacja jest tymczasowa. A kiedy wrócimy do normalności, warto zapoznać się z rekomendacjami WHO.  
Być może stosowanie się do tych zaleceń uwiarygodni nasze wydarzenie i wzmocni poczucie bezpieczeństwa wśród naszych uczestników. Hasło „ Nasze wydarzenie organizujemy zgodnie z zaleceniami WHO” będzie przekonujące, pod warunkiem faktycznego stosowania się do rekomendacji.
“Key Planning Recommendations for Mass Gatherings in the Context of the Current COVID-19 Outbreak” „Kluczowe zalecenia dotyczące planowania masowych spotkań w kontekście obecnego wybuchu COVID-19” to dziewięciostronicowy dokument, który oferuje zarówno ogólne, jak i specyficzne dla koronawirusa  rekomendacje  dla organizatorów  dużych wydarzenia.
Bardziej ogólne zalecenia obejmują na przykład nawiązanie kontaktu z lokalnymi i krajowymi organami ds. zdrowia publicznego oraz zapewnienie uczestnikom informacji na temat właściwej higieny rąk i wskazówek dotyczących kaszlu oraz sposobu uzyskania dostępu do lokalnej opieki zdrowotnej, jeśli jest ona potrzebna.

W kontekście koronawirusa raport zawiera kilka zaleceń. Wśród nich: planiści powinni brać pod uwagę gęstość tłumu i układ miejsc; liczbę uczestników pochodzących z krajów lub obszarów dotkniętych epidemią COVID-19 w ciągu 14 dni od ich wydarzenia; i wiek uczestników, ponieważ osoby starsze są bardziej narażone.
Ponadto dokument określa, co należy zrobić, jeśli uczestnicy spotkania wykażą objawy zgodne z wirusem podczas zdarzenia. „Organizatorzy muszą rozważyć, gdzie leczy się każdy uczestnik, u którego wystąpią objawy COVID-19, i sposób, w jaki zostaną przetransportowani do zakładu leczniczego”, radzi WHO. Raport sugeruje również, że organizatorzy mogą być zmuszeni do zapewnienia izolacji w miejscu wydarzenia dla uczestników, u których wystąpią objawy i muszą poczekać na ocenę stanu zdrowia.

Planiści powinni również wziąć pod uwagę długoterminowe skutki, w przypadku kiedy uczestnik zachoruje. „Uczestnicy wydarzeń czasami oczekują, że wrócą do kraju ojczystego aby kontynuować leczenie, a nie w kraju goszczącym, co nie jest możliwe dla osób, u których zdiagnozowano chorobę COVID-19”, mówi WHO.

Sytuacja jest bardzo dynamiczna, wielce prawdopodobne jest, że po ustąpieniu pandemii WHO zmodyfikuje zapisy swoich rekomendacji dla planistów i powstanie nowy dokument  związany z bezpieczeństwem uczestników spotkań po COVID-19. Będziemy na bieżąco śledzić publikacje WHO. 

Autor: Katarzyna Sadowska - Cioch

Niepewność potęgują alarmujące sygnały ze świata. Jednym z nich jest fakt, że Microsoft ogłosił zawieszenie wszystkich swoich F2F meetings aż do lata 2021. Podobnie ogłosił Facebook pod koniec ubiegłego tygodnia.

Na początku kwietnia 2020r. PCMA (Professional Convention Management Association) przeprowadziło badanie, którego celem było znalezienie odpowiedzi na pytanie jak COVID-19 zmieni branżę spotkań.
 

W badaniu ankietowym udział wzięło 1776 osób; w tym 69% to business event professionals, a 31% dostawców obsługujących wydarzenia biznesowe. Znaczna większość ankietowanych (74%) to kobiety, a 41% to osoby pracujące w branży ponad 20 lat.
 

Zapytani jak widzą przyszłość w okresie krótko i długoterminowym, Ci bardziej optymistyczni odpowiedzieli, że F2F meetings zaczną się już pojawiać we wrześniu tego roku, podczas gdy Ci mniej pozytywnie nastawieni, zakładają, że wrócimy do organizacji spotkań dopiero w połowie 2021r.   
 

Zapytana o organizację i procent spotkań wirtualnych, większość z respondentów już wprowadza do swoich eventów elementy on-line, zakładając, że trend ten będzie wzrastał. Od lat dyskutowano o komponencie wirtualnym kongresów, ale było to wdrażane w bardzo małym zakresie, od teraz na stałe przyjmie się wśród meeting plannerów i będzie stanowiło znaczącą część naszych wydarzeń w przyszłości. Nastąpi również ogromny wzrost ilości organizowanych spotkań on-line.
 

Zmienione zostaną warunki umów i kontraktów, które będą musiały być dużo bardziej elastyczne w zakresie warunków anulacji i cen oraz ubezpieczenia. „Jak nie będziesz mógł podpisać elastycznej umowy z destynacją, klient wybierze inną”, twierdzi jeden z respondentów badania.
 

Inne prognozowane zmiany dot. obiektów konferencyjnych. Ze względu na ograniczenia związane z dozwolonym dystansem, nastąpi diametralna zmiana w ustawieniach sal w obiektach, które będą oferowały znacznie mniejszą ilość miejsc niż dotąd. Po koronawirusie czyszczenie pomieszczeń nabierze także nowego znaczenia, ponieważ wymagany będzie wysoce specjalistyczny, kliniczny poziom higieny i dezynfekcji, bardziej zbliżony do laboratoriów i sal operacyjnych. Świadomi tego, w jaki sposób rozprzestrzeniają się wirusy, będziemy się martwić powierzchniami, klamkami, ekranami.
 

Koronawirus przyniesie również ogromne zmiany w sposobie, w jaki jemy, pijemy i konsumujemy na konferencjach i wydarzeniach. Bufety odejdą w przeszłość, ponieważ wiąże się z nimi o wiele za dużo niezabezpieczonych zmiennych, obejmujących mieszanie się ludzi, przyborów kuchennych, gotowanych i niegotowanych potraw itp. Będzie to oczywiście miało ogromne konsekwencje dla personelu i poziomu usług przy dużych imprezach.
 

ICCA (International Congress & Convention Association) zorganizowała webinar pt. "ICCA Global Conversations: How COVID-19 Changes Meeting Organisers’ Needs and Partner Relations”, w którym udział wzięło 550 osób, reprezentujących 62 kraje. W podsumowaniu zaznaczono, że w przyszłości będzie się odbywało znacznie mniej corporate meetings ze względu na kurczące się budżety oraz fakt, że wiele firm przekonało się, iż dużą ilość spraw można załatwić on-line, co jest szybsze i tańsze.
 

Pierwsze F2F meetings, które się odrodzą po COVID-19 to spotkania lokalne, narodowe. Niektóre kraje i regiony są w dobrej kondycji, gdyż nie zostały zainfekowane w tak dużym stopniu, jak inne i już teraz spotkania mogą się tam odbywać. Kolejnymi będą spotkania regionalne, a niestety ostatnimi,  międzynawowe konferencje stowarzyszeniowe. Jest to uwarunkowane wprowadzonymi ograniczeniami związanymi z zachowaniem dystansu, bezpieczeństwem, a także zmianami związanymi z serwowaniem żywności, o których była mowa powyżej. Nie ma na razie pomysłu na to jak będą wyglądały targi i imprezy wystawiennicze w przyszłości.
 

Kongresy medyczne są w szczególnie ciężkiej sytuacji. Trudno w tej chwili stowarzyszeniom rozmawiać i pytać lekarzy jakie są ich oczekiwania w przyszłości co do kongresów, bo teraz mają inne ważniejsze rzeczy na głowie.
 

Zmieni się to jak podróżujemy. Wskaźniki wskazują, że porty lotnicze szacują powrót do „normalnego” ruchu lotniczego dopiero od grudnia 2020r. Uczestnicy webinaru zgodnie stwierdzili, że wszystko zależy od tego kiedy zostanie wynaleziona szczepionka na COVID-19, a może to potrwać od roku do 18 miesięcy.
 

W najbliższej przyszłości najbardziej potrzebny będzie dialog pomiędzy klientem i organizatorem w celu zbadania jakie każda ze stron ma potrzeby i oczekiwania. Pośród całej niepewności, która na otacza istnieje jedna pewność - rzeczy nigdy nie będą takie same. Teraz jest czas na aby się na nie przygotować, na analizy i przemyślenia, mające na celu dopasowanie naszej oferty do zmieniającego się dynamicznie rynku.

Autor: Anna Górska

• pomoc finansową dla milionów pracowników w tym sektorze
• udzielenie nieograniczonych, nieoprocentowanych pożyczek globalnym firmom turystycznym, a także milionom małych i średnich przedsiębiorstw
• rezygnację ze wszystkich podatków, opłat i żądań finansowych od sektora podróży, ze skutkiem natychmiastowym, przynajmniej przez następne 12 miesięcy

• wsparcie dla większej ilości wydarzeń MICE niż dotąd
• zwiększenie wsparcia finansowego, dzięki bardziej elastycznym kryteriom (mniejsza minimalna ilość uczestników) wydarzenia, które nie zostały odwołane ale zostały przesunięte na późniejszą część 2020r. otrzymają dodatkową pomoc finansową (10%) od władz metropolitalnych Seulu
• kooperacyjny marketing z innymi miastami w Korei, aby zachęcić do wydarzeń w wielu miejscach w kraju
• utworzenie Seoul MICE Support Center

• dotacje dla PCOs w procesie bidowania o duże kongresy i duże imprezy targowe
• obniżenie progu ubiegania się o wsparcie finansowe na małe i średnie eventy & incentives
• zniesienie opłaty za uczestnictwo w wybranych działaniach promocyjnych organizowanych przez HKTB
• dotacje na bilety lotnicze i zakwaterowanie w hotelach oraz nową inicjatywę w sektorze hotelowym, MeetON@HongKong, aby zapewnić grupom bezpłatne pakiety konferencyjne

• wiosenne wirtualne targi rozpoczynające się 1 kwietnia 2020 r. i trwające cały miesiąc, organizowane w celu nawiązania kontaktu z globalnymi nabywcami i pozyskiwania zamówień w tradycyjnym szczycie sezonu
• HKTDC będzie promować tę wystawę poprzez swoje 50 biur na całym świecie, w tym oferuje pomoc w zaproszeniu buyersów
• pakiety promocyjne online do offline (O2O) dla firm do udziału w wystawach fizycznych i przeprowadzania promocji za pośrednictwem platformy internetowej HKTDC
• „T-box” - bezpłatny program wsparcia on-line dla MŚP, oferującym usługi doradcze, tworzenie sieci współpracy itp.

• ściślejszą współpracę z lokalnymi usługodawcami (prawnikami, bankami itp.) w celu znalezienia większej liczby potencjalnych klientów
• wzmocnienie wysiłków w zakresie badań danych ze źródeł publicznych w celu uzyskania większej liczby nowych, potencjalnych klientów.