20 lat SKKP

Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” powstało w roku 1998 roku, jako pomysł na utrwalenie współdziałania środowisk zainteresowanych rozwojem turystyki biznesowej. Współdziałanie takie zainicjowane zostało przez program pomocowy Unii Europejskiej PHARE TOURIN II, stworzony dla zainicjowania procesów unowocześniania polskiej turystyki w okresie przed wejściem do Unii Europejskiej. W ramach programu TOURIN II działał zespół pięciu Menedżerów Produktów Markowych, ich zadaniem było m.in. tworzenie grup firm i osób zainteresowanych wspólnym rozwijaniem konkretnego produktu turystycznego, jego doskonaleniem i komercjalizowaniem, wobec konieczności konkurowania na wolnym rynku. Warto pamiętać, że był to okres przemian w strukturach administrowania turystyką, stopniowego likwidowania Urzędu Kultury Fizycznej i Turystyki. Menedżerem Marki Turystyki Biznesowej był Sławomir Wróblewski, który widząc perspektywę „wygaszania” środków europejskich w ramach TOURIN II, zainicjował utworzenie organizacji społecznej w oparciu o dostępne przepisy prawa polskiego. Powołanie SKKP było przejawem determinacji działaczy społecznych, głównie z prywatnych firm turystycznych, by stworzyć własną, niezależną od władz, strukturę. Jednocześnie była to praktyczna próba tworzenia partnerstwa i dialogu z partnerami publicznymi. Zebranie Założycielskie w styczniu 1998 roku zgromadziło około 100 osób. Spośród nich tylko niewielu utrzymało swój entuzjazm do pracy – całkowicie społecznej – przez pierwsze trudne lata. Ale przychodzili nowi, z nowymi inicjatywami i pomysłami.

SKKP jest pierwszą w historii i jedyną ogólnopolską reprezentacją profesjonalistów branży spotkań. Głównymi celami organizacji było podnoszenie własnej wiedzy profesjonalnej członków, wspólny marketing i lobbowanie w sprawach istotnych dla branży turystyki biznesowej. Organizacja ta uczestniczy – jako partner branżowy i swoista izba gospodarcza - we wszystkich najistotniejszych działaniach podejmowanych w obszarze turystyki biznesowej w Polsce. SKKP włączało się do tworzenia nowych rozwiązań, w tym tworzenia Polskiej Organizacji Turystycznej. SKKP  uczestniczy w konsultacjach projektów dokumentów na szczeblu krajowym przygotowywane przez ministerstwo właściwe dla turystyki.

Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” realizuje ważne projekty służące wypracowaniu systemu norm i gwarantowania jakości usług dla biznesu, certyfikacji usług organizatorów kongresów, ochrony zawodu profesjonalnego organizatora kongresów, tworzenia branżowego kodeksu etyki zawodowej. SKKP współpracuje z siecią Convention Bureaux w Polsce, z Polską Organizacją Turystyczną, strukturami rządowymi i samorządowymi administracji turystycznej i gospodarczej, branżowymi mediami i organizacjami gospodarczymi.

Istotną rolę z rozwijaniu turystyki biznesowej miały szkolenia zawodowe zainicjowane w 1997 roku przez Menedżera Marki Turystyki Biznesowej pod nazwą „Europejska Akademia Organizatorów Konferencji”. Szkolenia te adresowane głównie do kadry zarządzającej firm organizujących konferencje organizowane były późną jesienią w ramach „Forum Turystyki Biznesowej” – imprezy o charakterze targowym z towarzyszącymi debatami i imprezami okolicznościowymi. Po kilku latach Europejskie Akademie – jako wymagające większego skupienia – zostały oddzielone i przeniesione na okres wiosenny. Inicjatorem wszystkich edycji Akademii, jednocześnie wykładowcą był Sławomir Wróblewski, początkowo jako Menedżer Marki, następnie jako reprezentant władz Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”. Stowarzyszenie odgrywa kluczową rolę dla kontynuowania tych szkoleń, uzyskując wsparcie materialne licznych instytucji, w tym Ministerstwa Gospodarki i Pracy, Polskiej Organizacji Turystycznej, Polskiej Agencji Rozwoju Turystyki, Urzędu Miasta St. Warszawy. Warto tu odnotować znaczenie wizyt ekspertów i wykładów sfinansowanych przez fundusze europejskie. Już podczas pierwszej Europejskiej Akademii Organizatorów Konferencji w roku 1997 udało się sformułować syntetyczny, klarowny plan rozwijania branży turystyki biznesowej w Polsce. Autorem tego planu a jednocześnie ekspertem-mentorem szkolenia był Tom Giblin z Irlandii, współtwórca sukcesu branży konferencyjnej w tym kraju. Wśród jego zaleceń znalazło się utworzenie  Convention Bureaux i wykorzystywanie Programu Ambasadorów Kongresów.

Program Ambasadorów Kongresów to znany w wielu krajach program marketingowy służący pozyskiwaniu imprez – zwłaszcza kongresów stowarzyszeń profesjonalnych i naukowych. Kierując się wzorami irlandzkimi już w roku 1998 zainicjowano taki program w Polsce. Wobec braku zaplecza instytucjonalnego (najlepiej w postaci Convention Bureau) i minimalnych środkach inicjatorzy programu wystąpili zarazem jako Zarząd Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce” i kapituła programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Wskazano piętnaście osób z grona profesury i osobowości świata kultury, którym przyznano tytuły „Ambasador Kongresów Polskich”. Wręczenie pierwszych dyplomów-plakiet nastąpiło podczas galowego przyjęcia w gmachu hotelu Victoria w grudniu 1998 r.  W wyniku specjalnego porozumienia Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce” i Polskiej Organizacji Turystycznej - program Ambasadorów Kongresów został uznany za jedno z ważniejszych wspólnych zadań. Dziś lista ambasadorów liczy ponad 250 osobistości świata nauki, kultury i biznesu – to ogromny potencjał dla konkretnej promocji kraju i akwirowania kongresów.

Jedną z istotnych inicjatyw podjętych przez Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” było zainicjowany w roku 1998 konkursu prac akademickich w zakresie turystyki biznesowej. Celem konkursu było uzupełnienie bolesnego braku jakichkolwiek opracowań na temat turystyki biznesowej i stworzenie w wyniku konkursu zbioru prac wzbogacających wiedzę w tym zakresie. Konkurs ogłaszano kilka razy, uzyskując czasem wsparcie instytucji państwowych (UKFiT, Ministerstwo Gospodarki) i uczelni. Ciekawą inicjatywą Stowarzyszenia było przygotowanie i opublikowanie listy blisko 60 tematów, jakie rekomendowano studentom i promotorom. Dorobkiem konkursu jest kilkanaście prac licencjackich i kilku magisterskich.

W roku 2002 SKKP realizuje wraz z Data Group pierwsze profesjonalne badanie stanu turystyki biznesowej w Polsce, finanse zapewnia Ministerstwo Gospodarki. Ważnym osiągnieciem jest wydanie opracowania „Kompendium wiedzy o turystyce biznesowej” pod redakcją Jacka Piasty (także dofinansowane przez Ministerstwo Gospodarki).

Wzrastające zainteresowanie turystyką biznesową przyniosło powstanie periodyków branżowych. Pierwszą taką próbą była „Panorama Konferencji i Targów”, którą przygotował działacz Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce” Mirosław Czerny z wydawnictwem „Infor”. Kolejnym pismem, był miesięcznik „Świat Kongresów i Targów”, wydawany przez kilka lat przez Elect Business Service z Andrzejem Kozłowskim i Jerzym Dymkiem. Od 2003 roku wydawnictwo Eurosystem zainicjowało miesięcznik „Kongresy & Konferencje”, obecnie „MICE Poland”.

W roku 2004 Stowarzyszenie „Konferencje i Kongresy w Polsce” wspólnie ze swoimi odpowiednikami z Belgii, Grecji, Hiszpanii, Portugalii, Wielkiej Brytanii oraz Włoch zawiązało EFAPCO - European Federation of the Professional Congress Organisers, które zamierza mocno zaznaczyć swoją obecność dla koordynacji ważnych spraw zawodu organizatora konferencji w Europie. Od stycznia 2005 roku działa nowa ogólnoeuropejska witryna www.europemeetings.org przygotowana na rzecz EFAPCO przez nasze polskie stowarzyszenie. W listopadzie 2006 roku odbywa się I Kongres EFAPCO w Madrycie. Na wniosek delegatów z Polski (Sławomira  Wróblewskiego i Ireny Sokołowskiej) Kongres przyjął pomysł wprowadzenia Europejskiego Dnia Profesjonalnego Organizatora Kongresów (25 listopada). A trzeci Kongres EFAPCO pozyskany przez SKKP do Warszawy (10-12.01.2008) okazał się ogromnym sukcesem programowym i organizacyjnym naszego stowarzyszenia. W ramach współpracy międzynarodowej Wiceprezes SKKP  Irena Sokolowska pełniła w latach 2010-2012 funkcję Pierwszego Wiceprezydenta EFAPCO uczestnicząc w pracach tego stowarzyszenia. W styczniu 2012 Prezes SKKP Piotr Wilczek oraz Wiceprezes  Irena Sokołowska uczestniczyli w corocznym Kongresie EFAPCO w Estoril, Portugalia. Piotr Wilczek został wtedy wybrany na funkcję Wiceprezydenta EFAPCO, którą to funkcję pełni po dzień dzisiejszy.

Ważnym osiągnieciem SKKP było zrealizowanie w Krakowie w październiku 2008 roku I Europejskiej Konferencji „Polityka kształtowania jakości usług turystyki biznesowej w zakresie usług związanych z organizacją spotkań - opracowywanie dobrowolnych standardów europejskich”.

W dziesięciolecie swego istnienia we wrześniu 2008, SKKP otrzymuje w Sali Kongresowej Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie honorową odznakę „Zasłużony dla Rozwoju Turystyki”.

Doroczną tradycją stały się Miksery Biznesowe SKKP, cieszą się one dużą frekwencją. SKKP jest otwarte na wszystkich, którzy organizują wszelakie spotkania w swoich firmach, instytucjach czy organizacjach: konferencje, narady, szkolenia, spotkania w terenie, eventy, imprezy masowe aż po wielkie kongresy, gale i jubileusze. Zapraszani do członkostwa są też ci, którzy służą pomocą w obsłudze spotkań: hotelarze, biura podróży, tłumacze, fachowcy od sprzętu technicznego, transportu i cateringu.

W roku 2013 zainicjowaliśmy wspólnie z innymi organizacjami (MPI, SOIT, SBE)  Meetings Week Poland - wydarzenie promocyjne złożone z serii konferencji i spotkań w Warszawie w jednym tygodniu, czego celem jest nadanie rozgłosu sprawom naszej branży. Do udziału w wydarzeniach organizatorzy zapraszają nie tylko przedstawicieli  z branży spotkań, ale też wszystkich obecnych i potencjalnych klientów – planistów konferencji i zleceniodawców eventów, a także media i sojuszników z instytucji otoczenia biznesowego oraz osoby odpowiadające za rozwój miast i regionów.  Jest to jedyne takie wydarzenie, podczas którego można zdobyć bezcenne kontakty biznesowe i towarzyskie, zdobyć wiedzę na temat rynku przemysłu spotkań, jak i poznać trendy i nowe kierunki rozwoju branży. Aktywni uczestnicy mogą stać się wpływowymi reprezentantami swojej organizacji czy firmy w środowisku branżowym.   W ramach drugiej edycji Meetings Week Poland w 2014, która odbyła się na Stadionie Narodowym, zorganizowaliśmy II Międzynarodową Konferencję  „Normy w przemyśle spotkań”. Po tej edycji przygotowaliśmy publikację poświęconą problematyce przemysłu spotkań – dynamicznie rozwijającej się dziedziny obejmującej kongresy, konferencje i eventy biznesowe, targi oraz imprezy motywacyjne. W opracowaniu sięgnięto do danych zagranicznych, w tym organizacji UNWTO, ICCA, MPI, UFI, SITE, EFAPCO oraz najnowszych źródeł polskich - POT, PIPT, SKKP, uczelni. Dokonano analizy terminologii i definicji pojęć: przemysł spotkań, turystyka biznesowa, konferencje, spotkania, eventy. Publikacja omawia kolejno: meeting industry na świecie i w Polsce, zagadnienia terminologii, wybrane informacje o trendach na rynku międzynarodowym, syntezę rozwoju tej dziedziny w Polsce, globalną kampanię dla umacniania pozycji przemysłu spotkań oraz  szczegółową relację i wnioski z Meetings Week Poland 2014.

W roku 2013 zorganizowaliśmy również trzy seminaria edukacyjno-konsultacyjne  pt. „Architektura Kongresów”, skierowane do Ambasadorów Kongresów Polskich, jak i innych przedstawicieli organizacji profesjonalnych i towarzystw naukowych,  a także  do przedstawicieli  korporacji planujących organizację kongresów. Celem seminariów było pokazanie mechanizmów pozyskiwania i organizacji  kongresów i zachęcenie do współpracy z członkami SKKP.

Kolejnym projektem zrealizowanym z myślą o rozwoju Programu Ambasadorów Kongresów Polskich były badania rynkowe i analiza dotycząca Ambasadorów Kongresów w Polsce i na świecie, przeprowadzone  przez SKKP w roku 2015 ramach zadania wspófinansowanego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. W wyniku prac SKKP i konsultacji społecznych powstała „Strategia SKKP Rozwoju Programu Ambasadorów Kongresów Polskich na lata 2015-2020”.  Główne proponowane zmiany dotychczasowego funkcjonowania Programu Ambasadorów Kongresów Polskich to: mocniejsze skoncentrowanie się na dziedzinach, które mają w Polsce silną pozycję; uregulowanie współpracy z miejskimi/regionalnymi Convention Bureaux; wypracowanie całorocznego systemu komunikacji z ambasadorami; wypracowanie bogatszego pakietu korzyści oferowanych Ambasadorom. Podstawowym zaleceniem jest, aby Program Ambasadorów Kongresów łączył wysiłki marketingowe branży ze strategią ekonomicznego rozwoju danej destynacji. Kongresy bowiem mają tendencję do łączenia swojej problematyki z kontekstem miejsca, w którym się odbywają. Bowiem zwykle mamy większe szanse na pozyskanie międzynarodowego wydarzenia w dziedzinie, w której sami mamy dorobek i aktywnych przedstawicieli.

Przy okazji corocznych Gali Ambasadorów Kongresów Polskich tradycją już się stało organizowanie przez SKKP konferencji towarzyszących.  W roku 2014 w Kielcach zorganizowaliśmy eksperymentalną konferencję naukowo-branżową „Innowacje w przemyśle spotkań”. Przedmiotem spotkania były metody planowania nowoczesnych kongresów i wydarzeń biznesowych w warunkach dominacji internetu i nowych technologii, a także – co szczególnie ważne - narzędzia mierzenia ich efektywności. W wyniku konferencji, Wyższa Szkoła Promocji przy współpracy z SKKP opublikowała monografię pt. „Innowacje w przemyśle spotkań”. W kolejnym roku z inicjatywy Piotra Wilczka zapoczątkowaliśmy konferencje poświęcone rozwojowi przemysłu spotkań w danym regionie, i tak w Katowicach odbyła się konferencja Silesia Meetings Challenge, a w roku 2017 Kraków Meetings Challenge.   

W ramach zadania publicznego zleconego, w ramach konkursu ofert, przez Ministerstwo Sportu i Turystyki, Departament  Turystyki, stowarzyszenie zrealizowało w roku 2017 projekt budowy sieci marek terytorialnych turystyki biznesowej pod marką parasolową „Meet in Poland”, który ma na celu stworzenie spójnego pod względem wizerunkowym i merytorycznym produktu: Międzynarodowe Kongresy i Konferencje w Polsce. W ramach projektu stworzyliśmy materiały promocyjne, które z jednej strony są ujednolicone, a z drugiej strony są w takiej formie, żeby łatwo można było przygotować zindywidualizowaną ofertę kongresową. Wiąże się to ze specyfiką rynku, jak i indywidualnymi potrzebami obecnych, jak i potencjalnych Ambasadorów Kongresów Polskich. 

Walne Zebranie w roku 2017 przyjęło uchwałę o nadaniu honorowego członkostwa dwóm zasłużonym dla SKKP osobom,  które są pionierami polskiej turystyki biznesowej , inicjatorami stowarzyszenia, bez których nie bylibyśmy na takim etapie rozwoju, jak dzisiaj, a mianowicie byłym Prezesom SKKP – Irenie Sokołowskiej i Sławomirowi Wróblewskiemu.

Obecnie priorytetowym zadaniem SKKP jest realizacja Programu Ambasadorów Kongresów Polskich i organizacja corocznej Gali Ambasadorów Kongresów Polskich. Mając na uwadze rozwój programu AKP, jak i realizację przyjętej strategii rozwoju tegoż programu,  stowarzyszenie będzie tworzyć, bądź wspierać istniejące, lokalne Kluby Ambasadorów Kongresów Polskich i aktywnie współpracować z Ambasadorami w pozyskiwaniu międzynarodowych kongresów do Polski.